Viajes corporativos tras la COVID-19: claves para rediseñar la estrategia en business travel

Más información, más digitalización y protagonismo del Duty of Care son algunas de las claves para retomar los viajes de negocio tras la pandemia

Los viajes corporativos tras la COVID-19 se enfrentan a un panorama de cambio e incertidumbre. El reto para las empresas es rediseñar la estrategia en business travel de la mano de su agencia de viajes corporativos para volver a involucrar a sus viajeros y que se sientan seguros.

Vuelta a la estrategia en viajes corporativos tras la COVID-19

La vuelta a la estrategia en viajes corporativos tras la COVID-19 se apoya en tres grandes pilares: primero, reiniciar el programa de viajes e involucrar de nuevo a los viajeros corporativos; segundo, establecer un compromiso efectivo con el viajero de negocios e incrementar la información durante la pandemia; tercero, plantear cómo será el futuro de los viajes corporativos.

Cómo los travel managers pueden reiniciar su programa de viajes y volver a involucrar a los viajeros corporativos tras la COVID-19

Como los viajes corporativos no son una opción para la gran mayoría de sus viajeros, es el momento perfecto para que los travel managers revisen y reevalúen los programas de viaje y desarrollen estrategias para volver a involucrar a los viajeros corporativos para que estén listos para volver a viajar por motivos de trabajo.

Es importante considerar cómo pueden cambiar su estrategia aérea y hotelera, junto con la mejor manera de garantizar que sus viajeros corporativos tengan acceso a información esencial y se sientan involucrados en su programa de viajes.

Esta revisión tiene tres pasos:

Paso 1: Revisión de la estrategia aérea (ASR)

Una revisión de estrategia aérea proporciona una imagen clara de tu posición actual para ayudarte a remodelar tu programa aéreo para que éste se adapte a tus cambiantes necesidades comerciales. Un análisis exhaustivo de tu actividad a través de un histórico en múltiples áreas, incluidos los mercados principales y clave, gastos, segmentos, cuota de mercado / ingresos, categoría de tarifa (turista, business…), etc., te permitirá conocer tu ‘huella de viaje’ e identificar las compañías que mejor se adaptan a tu programa de viajes.

Teniendo en cuenta el impacto que la COVID-19 está teniendo en el sector aéreo, es importante analizar completamente la situación actual de sus proveedores:

• Comprende el impacto de la crisis en la industria de las aerolíneas (por región, grupos de operadores, riesgo de puesta a tierra, consolidación).
• Haz un pronóstico para los próximos meses (redes, gestión de inventario, precios).
• Lleva a cabo una evaluación de riesgos de tus operadores preferidos (exposición financiera a operadores preferidos en riesgo).

También es fundamental estudiar cómo los cambios en la industria de las aerolíneas afectarán tu programa:

• Analiza la evolución de tu actividad por país, sector de viajes geográficos, mercado y grupo de aerolíneas.
• Desarrolla una visión general de los cambios en la competencia de las aerolíneas (antes / después de la crisis) en el programa general y en los mercados clave.
• Comprende el impacto de la evolución de la competencia en los acuerdos con las aerolíneas. ¿Cómo ha evolucionado su poder de negociación, qué operadores alternativos se pueden utilizar?

Cuando las empresas reanuden los viajes por negocios estarán en una posición más sólida para diseñar estrategias de negociación que maximicen sus beneficios ya sea a través de una solicitud de propuesta completa, renegociación o esfuerzo de extensión, o con la gestión continua y la mejora de su programa de viajes.

Paso 2: Valoración y estrategia hotelera

La industria hotelera cambiará como resultado de la COVID-19, pero los objetivos siguen siendo los mismos para los travel managers y el ahorro está en la parte superior de la lista de prioridades (tras la seguridad).

Si bien muchas cadenas han concedido su ayuda y apoyo durante el tiempo de alerta para emergencias y necesidades especiales relacionadas con el viaje, muchas propiedades individuales optaron por cerrar temporalmente por un período de tiempo indefinido. Y sus empleados se han visto totalmente afectados por ello, incluso se han enfrentado a reducciones de plantilla o a suspensiones de contrato.

Sin embargo, esto no significa que no se pueda o no deba trabajar en su programa de viajes en cuanto a rediseñar una nueva estrategia hotelera. Monitorear las tendencias del mercado, crear una estrategia de mercado para las negociaciones de tarifas cuando se reanuden los viajes de tu compañía y desarrollar planes de contingencia te prepararán mejor para el futuro.

Hay varios aspectos de tu programa hotelero que creemos que es importante abordar:
• Evalúa los cambios de tasas año tras año a nivel de mercado y propiedad.
• Evalúa el tipo de tasa: ¿es ahora el momento óptimo para cambiar a tasas más dinámicas?
• Considera la implementación de objetivos de tarifas para influir en los viajeros de negocios para que tomen decisiones inteligentes de compra.

La incorporación de estas estrategias significa que puedes revisar tu programa para satisfacer tus necesidades y el nuevo panorama de viajes emergente.

Paso 3: Compromiso del viajero

Respecto a este nuevo panorama, es importante comenzar a preparar tu nuevo programa de viajes y comunicaciones para cuando tus viajeros corporativos necesiten comenzar a planificar, reservar y viajar nuevamente.

Sabemos que el panorama de los viajes está cambiando y cambiará, por lo que ahora es el momento ideal para revisar tus activos de viaje, actualizar el contenido y el tono, y garantizar que tus viajeros sepan dónde encontrar información y qué hacer antes de comenzar a viajar.

Hay varias áreas esenciales a considerar:

• Programa de viaje de marca. ¿Tu programa de viaje tiene una identidad sólida que tus viajeros conocen y en la que confían? Crea una identidad, alineada con tu marca corporativa, para construir el reconocimiento y la autoridad de la marca. Esto hace que tus comunicaciones sean más eficientes y más propensas a captar la atención de tus viajeros.
• Revisión de la política de viajes y reescritura de las mismas. ¿Es fácil acceder y entender tu política de viajes? ¿Está actualizada? Tómate un tiempo ahora para revisar completamente tu programa de viajes. Con la evaluación comparativa puedes valorar cómo tu política se compara con las políticas de viaje de las empresas en sectores similares. Las mejoras recomendadas y una reescritura de las políticas asegurándote que sean actuales, efectivas y las mejores de su sector.
• Uso de los recursos visuales para transmitir mejor la política de viajes. Para ayudar a tus viajeros a digerir tu política de viajes, crea una infografía de 1 página de extensión o un vídeo de 1 minuto de duración para resaltar los puntos clave de la política y lo que necesitan saber para comenzar a viajar. Incluye un enlace a la infografía o al vídeo en tu intranet.
• Actualización de la intranet. Revisa el contenido de tu site corporativo y simplifícalo para que sea sencilla la navegación en el mismo por parte de los viajeros corporativos que necesitan información actualizada de forma rápida y fácil. Agrega contenido mejorado, documentos actualizados, como tu política de viajes, y garantiza la facilidad de navegación a la información esencial.
• Actualización de la OBT. Coloca mensajes dinámicos y estáticos impactantes y específicos durante todo el proceso de reserva para ayudar a educar y empujar a los viajeros hacia las decisiones correctas de reserva en el punto de compra. Utiliza técnicas de comercialización y teoría de la economía del comportamiento para ayudar a los viajeros a tomar decisiones correctas y mejorar su herramienta de reserva, creando una experiencia amigable para el usuario, utilizando la marca de tu programa de viaje.
• Personalización de aplicaciones y mensajería. Si usas una aplicación móvil, asegúrate de que tu política de viajes esté actualizada y adaptada para para dispositivos móviles, brindando a tus viajeros toda la información de tu política de viajes. Agrega mensajes personalizados, específicos para su programa y que garanticen que sus funciones de seguridad estén totalmente habilitadas.
• Campaña de adopción de aplicaciones y OBT. Anima a tus viajeros a usar las herramientas que has puesto a su disposición. Promueve los beneficios de usar tu OBT y tu aplicación móvil. Concéntrate en el beneficio para el individuo y el valor agregado y las características mejoradas que hacen que su proceso de reserva y gestión de viajes sea perfecto. Cuanta más gente use tus herramientas, más impactante será tu mensaje.
• Anuncios por correo electrónico y publicaciones sociales. Prepara correos electrónicos y publicaciones en redes sociales para promocionar y vincular a tu contenido actualizado y para dirigir a los viajeros a encontrar la información y los documentos que necesitan.

Para ver una descripción general de actualizaciones recientes y enlaces a fuentes confiables e informes que rodean la pandemia de COVID-19, puedes consultar aquí:
https://www.advito.com/how-travel-managers-can-reboot-their-program-and-re-engage-travelers-post-covid-19/. 

En caso de que estés interesado en un enfoque más detallado, y además de las recomendaciones de alto nivel anteriores, BCD travel también ofrece un asesoramiento para la vuelta a los viajes mucho más detallado y práctico a través de su equipo de expertos. Si deseas obtener más detalles sobre esto, no dudes en consultar a tu equipo de BCD travel habitual.

Comprometerse con los viajeros y mantenerlos informados durante la pandemia de la COVID-19

Un aspecto que alentamos a los travel managers a recordar es que resulta esencial brindar orientación en momentos de incertidumbre. Los viajeros buscarán reemplazar los viajes de negocios con opciones alternativas de colaboración virtual para asegurarse de que aún puedan ser productivos en un entorno seguro. Y es importante que las empresas mantengan la continuidad del negocio ante estos nuevos desafíos.

Estos son nuestros mejores consejos para atraer a sus viajeros:  

• Mantén informados a los viajeros.
• Crea una plantilla de correo electrónico simple para una distribución rápida y fácil con actualizaciones periódicas para asegurarte de que siempre tengan la información más reciente a su alcance.
• Actualiza tu página de inicio de la intranet con información esencial, con enlaces a recursos útiles y preguntas frecuentes.
• Crea mensajes en tu OBT para aconsejar a los viajeros qué hacer.
• Usa tus redes sociales para compartir los últimos consejos y enlaces a recursos útiles.
• Utiliza la señalización digital para informar y dirigir a los viajeros a dónde ir para obtener la información más reciente.
• Usa la mensajería móvil para llegar a los viajeros con actualizaciones en tiempo real a medida que las cosas cambian.
• Proporciona alternativas de viaje.
• Utiliza soluciones de colaboración virtual y desarrolla un plan de comunicación para informar a los viajeros sobre sus opciones virtuales y ayudarlos a adoptar la nueva normalidad.
• Crea una guía paso a paso, que incluya los mejores consejos para llevar a cabo una reunión virtual exitosa.
• Proporciona orientación para que los viajeros compartan con sus contactos sobre el uso de la tecnología de reunión virtual.
• Actúa rápido.
• Cuando la situación cambie, actualiza a los viajeros con datos y consejos conocidos.
• Si un viajero se encuentra en una zona afectada o teme que pueda estar infectado, comunícate con él y bríndale información de inmediato.
• Trabaja con tu TMC para restringir las reservas según tu guía interna.
• Bloquea las opciones de reserva en tu OBT según tus normas internas.

Lo más importante en tiempos de incertidumbre es asegurarse de que tus viajeros estén seguros, informados, que sepan qué hacer, qué se espera de ellos y cuáles son sus opciones para continuar haciendo su trabajo lo mejor que puedan. Transforma tu  programa de viaje para que los empleados puedan trabajar juntos, desde cualquier lugar y bajo cualquier circunstancia.

El nuevo futuro de los viajes de negocios

A medida que regrese la demanda de viajes de negocios, será a un panorama distinto. Los viajeros tendrán nuevas necesidades y expectativas; las empresas tendrán nuevas prioridades y responsabilidades. Por ello, es importante comenzar a preparar los programas de viaje para que los viajeros que necesiten comenzar a planificar, reservar y viajar nuevamente, lo hagan con todas las garantías.

Nos estamos centrando en varios cambios clave que caracterizarán el futuro a corto plazo de los viajes de negocios. Cada uno tendrá un impacto en los programas de viajes, el servicio que ofrecemos desde BCD travel y el valor que otorgamos.

El Duty of Care será más crucial que nunca.

El Duty of Care se ha elevado al número 1 en la lista de prioridades de nuestros clientes, y las propias preocupaciones de los viajeros sobre la salud personal, la seguridad y su entorno físico reflejan el enfoque de sus empresas. 

Recientemente realizamos una encuesta a más de 1.200 viajeros de negocios en todo el mundo para explorar el impacto de la COVID-19 en los viajeros de negocios y comprender mejor sus necesidades cuando reanuden sus viajes. Las tres principales preocupaciones de los viajeros sobre viajes futuros se relacionan con las medidas de cuarentena después del viaje, el distanciamiento social y la limpieza de su entorno durante los viajes. En el futuro, la decisión de viajar se basará en la consideración de múltiples factores, incluidos el coste, la mitigación de riesgos y el bienestar del viajero.

Lo que estamos haciendo. En BCD travel estamos poniendo a la vanguardia múltiples soluciones de autorización previa al viaje, utilizando la automatización de datos para impulsar decisiones de viaje informadas, y enviando comunicaciones y protocolos de crisis a los viajeros en los momentos relevantes del viaje.
 

La información precisa y oportuna será la clave para un viaje seguro

Los viajeros y los travel managers necesitarán una gran cantidad de información para sentirse cómodos haciendo reservas y estar preparados para viajes reales. En el futuro próximo, un viaje de negocios ‘simple’ podría incluir nuevos protocolos (controles de temperatura, pruebas rápidas in situ en aeropuertos), certificaciones de proveedores, medidas de seguridad (mascarillas, distanciamiento) y regulaciones de entrada (documentación de salud para países específicos, requisitos de cuarentena).

Lo que estamos haciendo. En BCD travel estamos identificando la mejor manera de seleccionar información de proveedores, salud y seguridad e inmigración de una variedad de fuentes, mantenerla actualizada y entregarla a todos los públicos correctos, comenzando con nuestros agentes.
 

Las personas pueden viajar menos, pero cada viaje será más complejo, con mayores expectativas

Más que nunca, las compañías querrán garantizar un ROI óptimo para cada viaje de negocios, para asegurarse de que el valor equilibre el coste. ‘Llevar de la mano’ a los viajeros para hacer que se sientan seguros y atendidos en el nuevo mundo aumentará el tiempo que nuestros agentes pasan en la mayoría de las reservas, mientras que el valor de la asistencia experta de agentes altamente capacitados será destacado.

Lo que estamos haciendo. En BCD travel estamos remodelando equipos, aumentando las habilidades y ajustando los procesos y la tecnología para que podamos ser más inteligentes y más eficientes en la forma en que servimos a nuestros clientes.
 

Las reuniones virtuales no van a desaparecer

Los últimos tres meses han demostrado cómo los eventos externos pueden causar interrupciones masivas en los viajes físicos. Dado que las empresas de todo el mundo se ven obligadas a adoptar (o ampliar) las opciones de colaboración virtual, la confianza en las reuniones y eventos virtuales continuará mucho más allá de la COVID-19.

Lo que estamos haciendo. En BCD travel estamos trabajando para promover nuestras tecnologías y ofertas establecidas que conectan ‘estar en la carretera’ y ‘permanecer detrás de una pantalla’ para que los empleados de nuestros clientes puedan colaborar efectivamente bajo cualquier circunstancia.

Estamos aquí para ayudarte a diseñar tus programas de viaje para cumplir con estas nuevas realidades, comenzando por poner información relevante y procesable a tu alcance. Si buscas asesoramiento y orientación, no dudes en consultar a tu equipo habitual de expertos BCD travel.

Creemos firmemente que el papel de BCD travel como asesor de confianza para nuestros clientes y sus viajeros es hoy más crítico que en ninguna otra situación anterior. Si esta pandemia nos ha enseñado una cosa, es que estamos todos juntos en esto.