¿Cómo reiniciar el programa de viajes?

Claves para ayudar a los travel managers a volver a involucrar a los viajeros corporativos tras la COVID-19

Éste es un momento como ningún otro. Nunca antes habíamos visto a nuestra industria afectada a escala global sin un final claro a la vista. Es un desafío. El mundo que nos aguarda será diferente al que conocíamos, pero la planificación es intrínseca a la supervivencia del ser humano.

Fuimos concebidos sin alas y nos rebelamos. Queríamos volar y volamos. Todo ello mediante la planificación: tuvimos una idea, construimos las herramientas necesarias para ponerla en marcha y no desistimos de intentarlo hasta conseguirlo. 

En la era pos-COVID-19 la forma en que viajaremos y haremos negocios será diferente. Hasta entonces, si bien el viaje no es una opción, es el momento idóneo para que los travel managers revisen y reevalúen las políticas de viajes y desarrollen estrategias para volver a involucrar a los viajeros corporativos de modo que se sientan seguros cuando se reanude el business travel.

LAS CLAVES

Es importante considerar cómo puede cambiar el escenario a nivel aéreo –pues inicialmente sólo estarán permitidos los vuelos nacionales– y a nivel hotelero –pues ya muchos establecimientos se están preocupando de llevar a cabo unas medidas que garanticen sus instalaciones como «COVID-free»–. Todo ello con el Duty of Care respecto a los viajeros corporativos como eje estratégico. En este sentido, es esencial garantizar que los viajeros de negocios tengan acceso a toda la información relativa a su viaje de forma inmediata y con la última actualización disponible. Es fundamental que se sientan involucrados con su programa de viajes corporativos en todo el proceso pre-durante-post travel.

PASO 1: REVISIÓN DE LA ESTRATEGIA AÉREA 

Para el travel manager, una revisión del programa de viajes en este sentido permite extraer una imagen clara de la posición actual de su compañía y ayudarle a remodelar su programa aéreo para que se adapte a sus necesidades de negocio que serán cambiantes según el panorama sanitario, económico y político, a nivel nacional e internacional.  Se ha de realizar un análisis exhaustivo de su histórico en múltiples áreas, incluidos los principales mercados de la compañía, lo que le permitirá comprender su «huella de viaje» e identificar las compañías, destinos y horarios que mejor se adapten a su programa. Y, a continuación, consultar cómo es su estado y actividad en la etapa pos-COVID-19 y su pronóstico para los próximos meses. Llevar a cabo una evaluación de riesgos de sus operadores preferentes y comprender cómo ha evolucionado su poder de negociación o qué operadores alternativos se pueden utilizar será una estrategia clave en términos de Risk Management.

PASO 2: EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA HOTELERA

La industria hotelera experimentará grandes cambios con motivo de la irrupción de la COVID-19, pero los objetivos siguen siendo los mismos para los travel managers: la seguridad de los viajeros corporativos y la optimización de la política de viajes con la utilización de soluciones tecnológicas que ofrezcan oportunidades de ahorro.

Si bien hay cadenas hoteleras que están asegurando el apoyo y la cobertura durante este tiempo para emergencias y necesidades especiales relacionadas con la crisis sanitaria, muchos establecimientos independientes han optado por cerrar por un período de tiempo indefinido. 

Sin embargo, este escenario no significa que los travel managers no puedan o no deban trabajar en su programa de viajes. Monitorear las tendencias del mercado, planificar una estrategia de negociación de tarifas cuando se reanuden los viajes y desarrollar planes de contingencia les hará tener una política de viajes mejor preparada para reaccionar de forma rápida y eficaz a las diferentes eventualidades que se sucederán dada la inexperiencia en situaciones similares a la pandemia que estamos viviendo.

PASO 3: INVOLUCRACIÓN DEL VIAJERO CORPORATIVO

El viajero corporativo que nos vamos a encontrar en la era pos-COVID-19 es un viajero responsable pero también un viajero temeroso. Por ello es muy importante que los travel managers se replanteen sus programas de viajes y, sobre todo, sus comunicaciones al respecto con los viajeros de negocios para cuando éstos vuelvan a viajar por motivos profesionales.

Sabemos que el panorama de los viajes cambiará, por lo que ahora es el momento ideal para revisar sus mensajes al respecto, actualizar el contenido y el tono y garantizar que los viajeros se sientan seguros y sepan dónde encontrar información fidedigna y qué hacer antes de iniciar el viaje al destino en cuestión.
Hay varias áreas esenciales a considerar:

• ¿El programa de viajes de la compañía tiene una identidad sólida que sus viajeros conocen y en la que confían? Si no es así, recomendamos construir el reconocimiento y la autoridad de la marca también en la política de viajes. No es sólo una cuestión de marketing, es una cuestión de crédito y confianza para sus viajeros corporativos. Esto hace que sus comunicaciones sean más impactantes y más propensas a captar la atención y consideración de sus viajeros corporativos.
• ¿Es fácil acceder a la política de viajes y entenderla por parte de los viajeros corporativos? ¿Está actualizada? Es vital revisar todos estos aspectos. Incluso se puede evaluar cómo es su política de viajes en comparación con las políticas de viaje de empresas en sectores similares. Consulta a tu equipo asignado de expertos BCD travel las mejoras recomendadas.
• ¿Cómo es la experiencia de los viajeros de negocios? ¿Se tiene una base de datos o histórico al respecto? Esos datos permitirán mejorar la experiencia del viajero corporativo en sus próximos viajes. El término UX (user experience) tan utilizado en marketing digital es fundamental en otros ámbitos como el business travel, pues se ha de cuidar al detalle el ciclo pre-durante-pos viaje y la información que el viajero nos ofrece desde que realiza la reserva del viaje hasta que regresa de su cita profesional en otro destino. Un viajero satisfecho que experimenta cómo su empresa cuida de él en todas las fases del viaje será un viajero corporativo menos temeroso a viajar.
• ¿Está la política de viajes de la compañía optimizada para dispositivos móviles, brindando a sus viajeros corporativos toda la información a su alcance? Es importante agregar mensajes personalizados, específicos para su programa de viajes y que garanticen que sus funciones de seguridad estén totalmente habilitadas.
• ¿La empresa anima a sus viajeros corporativos a usar las herramientas que ha puesto a su disposición? Se han de promover los beneficios de usar herramientas de auto-reserva y su aplicación móvil. Centrarse en el beneficio para el individuo y las características mejoradas que hacen que su proceso de reserva y gestión de viajes sea excelente.