Mobile World Congress: ¿cómo afrontar las cancelaciones en viajes de negocios?
El ahorro en business travel no sólo viene dado por descuentos en las tarifas: las tarifas flexibles son garantía de retorno de la inversión
Casi 500 millones de euros y 14.000 puestos de trabajo. Son las pérdidas que se calculan como consecuencia de una palabra: «cancelación».
El Mobile World Congress sucumbe a la crisis del coronavirus y su impacto va más allá del turismo de negocios. Pero, al margen de las cifras y la polémica, sobre la mesa del business travel deja una cuestión que figura entre las principales preocupaciones de los travel managers: las políticas de cancelaciones.
Políticas de cancelaciones en business travel
Al margen de las posibles indemnizaciones de los seguros, las agencias de gestión de viajes corporativos con viajeros que hayan cancelado su visita al MWC se encuentran ahora con el reto de afrontar reclamaciones por habitaciones no ocupadas o desplazamientos no realizados.
A la hora de conseguir reembolsos o compensaciones, es importante tener en cuenta qué tipo de tarifa hemos contratado: «las tarifas promocionales suponen descuentos que, en el caso de los hoteles, pueden estar entre el 10 y el 20%, pero las políticas de cancelación suelen ser muy restrictivas, y más aún cuando la fecha del viaje es cercana», explica David Blanco, Supplier Relations Director de BCD travel.
En viajes de negocios la palabra «cancelación» es frecuente: las reuniones de trabajo pueden sufrir modificaciones en el calendario o, dentro del mismo día, en distintas franjas horarias. Esto significa en muchas ocasiones retrasar o adelantar vuelos o trenes. ¿A qué precio? «Elegir tarifas flexibles siempre es una garantía –asegura Sonia Sirera, Large Clients Director de BCD travel–: hay que tener en cuenta que dos horas de espera de un directivo en una estación de tren o en una sala de embarque de un aeropuerto supone mucho más gasto para la empresa que el precio extra que se asume cuando no se contratan tarifas promocionales».
El ahorro en viajes corporativos
En este sentido, es importante definir qué es el ahorro en la política de viajes. «Ahorrar no siempre significa viajar más barato: un billete puede costar un 20% menos pero no darnos ninguna posibilidad de cambiarlo si se cancela o pospone una reunión, lo que al final se traduce en una pérdida económica para la empresa», concluye Sonia Sirera.
Otra de las claves para garantizar la flexibilidad en cambios y anulaciones es el volumen de facturación de la cuenta de viajes: «a partir de un cierto volumen las tarifas negociadas nos permiten acceder a acuerdos más ventajosos con los proveedores, que generan más ahorros a la empresa y dan muchas más facilidades cuando surgen contingencias y cambios en fechas de viajes».
Atención al viajero 24 h
Sea cual sea el volumen de la empresa, tanto si accede a tarifas negociadas como si no se encuentra en este caso, una de las claves de BCD travel es la atención personalizada: el servicio de emergencias 24 h, atendido por personal propio ubicado en las propias oficinas de la agencia, permite proporcionar seguimiento y atención inmediata ante cualquier incidencia o solicitud de asistencia del viajero, tanto cancelaciones y cambios de última hora como retrasos o problemas con las reservas.
Para aquellos clientes de business travel con necesidades especiales, que no pueden depender de un horario comercial (productoras audiovisuales, compañías aéreas, aseguradoras, etc.), en BCD travel ofrecemos Extended Service. Se trata de un servicio premium con equipos dedicados, formados por asesores expertos en viajes corporativos que conocen las políticas de viaje de cada cliente para poder ofrecer las mejores soluciones personalizadas, sin horarios, sin excepciones y con un trato personalizado.
Si buscas una agencia de gestión de viajes corporativos con la tecnología y fortaleza de un gran grupo global y la flexibilidad y dedicación de un proveedor local, en BCD travel somos tu partner 360º. Escríbenos a direccion.comercial@bcdtravel.es y prueba nuestro servicio premium en viajes de negocios.