¿Cómo mejorar tu política de viajes corporativos en la era post-COVID?

2020-07-27 08:00

Entrevista a Mercé Ferrán, Security Manager de BCD travel

Cómo mejorar la política de viajes corporativos tras la COVID-19 es el reto de todo travel manager. La pandemia ha cambiado nuestro mundo y muy especialmente todo lo que se refiere a desplazamientos y viajes corporativos. Por ello revisar la política de viajes es clave para garantizar la seguridad de los viajeros corporativos y, al mismo tiempo, mantener su productividad y el retorno de la inversión en viajes de negocios.

Información clave para mejorar la política de viajes corporativos


El Duty of Care se ha revelado como la piedra angular de este nuevo escenario en viajes corporativos y ha influido de forma clara en la labor del travel manager. Como explica Mercé Ferrán, Security Manager de BCD travel, «la seguridad de los empleados es obviamente la prioridad número uno. Los viajes a todos los destinos, no sólo a los de alto riesgo, deben analizarse a medida que la situación cambie semanalmente. Es importante aprovechar este período de recesión en los viajes como el momento adecuado para comenzar a realizar modificaciones en las políticas para salvaguardar el bienestar de los viajeros».

—Según la encuesta de BCD Travel Research & Innovation realizada en junio, los viajes de negocio empiezan a recuperarse: el 73 % de los encuestados afirmaba que los viajes esenciales se están realizando; frente al 57 % que hizo dicha afirmación hace dos meses (abril 2020). La seguridad es la principal preocupación en este nuevo escenario. ¿Por dónde debe empezar un travel manager para garantizar la seguridad de sus viajeros de negocio?

—Todos somos conscientes de lo rápido y cambiante que es la información hoy en día, por tanto es muy importante que el proveedor o la agencia de viajes corporativos le mantenga informado de la forma más inmediata y clara posible, que el travel manager sienta que tiene la información actualizada, y establecer internamente cómo se debe compartir esta información con las personas involucradas en el tema de los viajes de negocios.  

El travel manager debe coordinar internamente los protocolos de seguridad ‘generales’ que se hayan establecido para adaptarlos a los viajes de negocios, y asegurar que el viajero se siente cuidado y tratado adecuadamente a estas necesidades.

Respecto a la política de viajes, recomendamos una revisión, por si hay que incluir, por ejemplo, aprobaciones en caso de que no las haya u otras particularidades, como anticipación de reservas. Desde el punto de vista de proveedores, estar alerta de los movimientos y noticias, sobre todo de las líneas aéreas, riesgos de quiebra, etc. Por la parte de alojamiento, asegurarse que los establecimientos incluidos en nuestro programa son los que garantizan las medidas de seguridad COVID-19.  

Cómo afrontar la reducción de oferta y las posibles cuarentenas

—La reducción de horarios de vuelos y la cuarentena a la llegada son los dos principales desafíos del programa de viajes, según el mismo estudio mencionado en la primera pregunta. ¿Cómo afrontar la reducción de oferta en el programa de viajes?

—Los viajeros de negocios querrán saber cómo decidir si deben viajar o no, qué aerolínea es la más segura, qué hotel es el más limpio y qué deben hacer si se encuentran en un país que vuelve a entrar repentinamente en el bloqueo. Una política de viaje clara y accesible les dará la información que necesitan para tomar la decisión correcta y sentirse seguros de viajar nuevamente. Recomendamos observar los cambios fundamentales de procedimiento para proporcionar claridad y proteger a los viajeros. Es importante considerar la planificación del viaje, con una autorización más estricta de viajar, vetar destinos, eliminar escalas para reducir riesgos y revisar la aprobación del tipo viajes de un día / viajes internos / viajes de último minuto. También es importante evaluar las posibilidades de repatriación, limitar los viajes a destinos de alto riesgo y facilitar información específica del destino, como destinos frecuentes que pueden tener más advertencias / restricciones de salud / seguridad.

 
—Además de lo anterior, los controles se intensifican y se incrementa el tiempo que el viajero ha de pasar en el aeropuerto. ¿De qué manera puede reflejarse esta circunstancia en la política de viajes? ¿Qué se puede mejorar para que el viajero no se sienta improductivo pero, sobre todo, inseguro?

Es muy importante la comunicación y la concienciación al viajero, que se sienta respaldado y acompañado, antes del viaje, durante y después del mismo. Para ello hay que establecer, en el caso que no los tengan, protocolos de comunicación y seguimiento desarrollados en el entorno del Duty of Care, que estén claramente definidos y detallados, además de coordinarlos con los departamentos internos implicados.   

Incremento de los desplazamientos por carretera

—Los viajes en coche están incrementándose como consecuencia de las restricciones en otros medios de transporte. ¿De qué manera afecta esto a una política de viajes y cómo mejorarla para adaptarse a esta nueva realidad de incremento de viajes por carretera?

—Es preciso establecer, junto con el área de seguridad de la empresa, las recomendaciones para que los empleados que se van a desplazar en carretera tengan todas las garantías de salud. En este sentido, recomendamos que los desplazamientos sean con compañías de alquiler de vehículos, ya que ofrecen altos estándares de seguridad y coberturas en caso de averías, accidentes, etc. También es importante asegurar que los viajeros tienen su kit COVID-19.  

—Otro estudio más reciente de BCD Travel Research & Innovation se centra en la nueva normalidad en los hoteles para garantizar la seguridad. ¿Cómo reevaluar la estrategia hotelera en la política de viajes? ¿Cuáles son los aspectos fundamentales para garantizar la seguridad del viajero y el retorno de la inversión de la empresa?

—En primer lugar, como hemos comentado anteriormente, hay que asegurar que los alojamientos incluidos en el programa de viajes tengan todas las garantías de protección frente a la COVID-19. Además recomendamos renegociar con los proveedores tarifas flexibles en reservas para adaptarse a cambios o cancelaciones de viaje. En este sentido, los reportes de BCD travel son una herramienta de gran ayuda para analizar los destinos prioritarios, alojamientos hoteles y cadenas hoteleras más utilizadas para hacer este ejercicio.

—La geolocalización de los viajeros y su rastreo es clave para poder actuar con rapidez en caso de rebrotes o emergencias. ¿Cómo se gestiona este aspecto en BCD travel? ¿Y cómo implicar al viajero para que vea en ello una garantía de seguridad y no un simple control de movimientos?

—Desde BCD hemos lanzado el programa BCD Security, que incluye la localización de todos los viajeros, incluso la opción de contactarles, y todo ello a través de una herramienta muy intuitiva y de fácil uso. Además, en el momento de hacer las reservas a un destino susceptible de recibir alertas, el viajero va a recibir un correo personalizado, informándole de si está viajando a un destino que precisa visado, requisitos de vacunación y recomendaciones de seguridad, o bien la información de la COVID-19 en ese destino.

La empresa debe desarrollar protocolos, por supuesto, BCD travel le puede ayudar en ello, para aplicar esa información y las  facilidades que le ofrece la herramienta para hacer tangible el Duty of Care y que el viajero se sienta acompañado y con todo el soporte en sus viajes de negocios.

—Precisamente el uso de tecnología digital, no sólo para geolocalizar, sino también para realizar reuniones virtuales, ha crecido exponencialmente con la pandemia. ¿De qué manera puede reflejarse la ciberseguridad en la política de viajes? (conexiones  wifi de hoteles, provisión de tecnología 4G a viajeros...).

—Este tema es básico para la seguridad, y debe revisarse internamente, en este caso con la coordinación con los departamentos de IT o seguridad tecnológica, puesto que la seguridad informática debe evaluarse en todos los ámbitos de la empresa, además de los dispositivos y accesos externos.  

 
—Mantener al viajero informado en todo momento es garantía de seguridad y un aspecto importante para su compromiso. ¿Qué herramientas de comunicación recomiendas como Security Manager de BCD travel?

—Desde BCD lanzamos comunicaciones a los travel managers de todas las novedades y noticias que se producen, tenemos un departamento de comunicación que se asegura que de forma inmediata se envíen las actualizaciones de cualquier información relativa al viaje, incidencias en destinos, etc.

Para los viajeros, la preparación y la planificación son la clave de la confianza. Los riesgos conocidos y los requisitos de viaje deben comunicarse al momento de la reserva, dando tiempo a los viajeros para prepararse. Recomendamos un plan de comunicación previo al viaje que incluya recordatorios, consejos de viaje para mayor tranquilidad. Y un plan de comunicación en ruta que ofrece alertas de riesgo en tiempo real, notificaciones de políticas relevantes.

A través del programa BCD Security el viajero estará informado en el momento de hacer una reserva a un destino de riesgo, antes de iniciar el viaje, recibirá las alertas de salud, seguridad, visado o COVID-19, por lo que se sentirá informado al planificar el viaje.

Durante el viaje el travel manager tendrá acceso a localizar a sus viajeros en caso de que precise contactarles por incidencias no previstas, y a la vuelta del viaje, recomendamos que se establezca un sistema de feedback (recoger la valoración de proveedores, consejos y tips), especialmente en destinos no habituales para compartir las experiencias con futuros viajeros.

 
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