¿Cómo gestionar el estrés del teletrabajo en el travel management?
5 claves para asumir con éxito la transformación digital de los procedimientos corporativos
Trabajar desde casa es una gran oportunidad para la transformación digital de los procedimientos corporativos, pero la administración del tiempo puede ser un desafío en términos de gestión del estrés.
En las circunstancias actuales, el bienestar y la salud mental han tomado mayor consideración al reducirse nuestro universo profesional y personal en cuanto a espacio físico se refiere. Los ritmos y procedimientos de trabajo también han cambiado y muchas veces no existe posibilidad de desconexión, pues somos dependientes de ella. Esto se traduce en situaciones que pueden generar ansiedad y frustración. Sobre todo, para profesionales del mundo del business travel para los que tanto su vida profesional como personal se ve totalmente condicionada por escenarios futuros aún difusos.
La incertidumbre y el nerviosismo instaurado en toda la cadena de mando de las compañías, con constantes demandas de tiempo y atención, nos obligan a mantener o aumentar nuestra productividad, objetivo que asumimos con mucha dificultad dada la tensión existente. Para superarla, debemos mirar con perspectiva y tener presentes una serie de premisas que exponemos a continuación.
LAS CLAVES
1. NO SE HA DE CONFUNDIR «TELETRABAJO» CON «TRABAJAR DESDE CASA A CUALQUIER HORA».
Ésta es la premisa fundamental. Es un error confundir el teletrabajo con la disponibilidad completa del trabajador por estar en casa: eso sólo se va a traducir en improductividad y predisposición al rechazo o malestar ante cualquier iniciativa profesional, pues ésta se va asumir como una carga, en lugar de como una oportunidad de mejora o esperanza de un futuro mejor.
Por ello, para el rendimiento profesional es fundamental la combinación de horario + flexibilidad.
En aquellas áreas donde sea posible trabajar por proyectos esto es más fácil de implementar, pues el trabajador puede organizarse como mejor le convenga de acuerdo a su situación personal e, independientemente del horario concreto en el que trabaje, el proyecto estará entregado en tiempo y forma en la fecha señalada.
Pero cuando un profesional tiene como tarea aspectos como la seguridad de los viajeros corporativos de su empresa, el proyecto tiene otro alcance y no responde a un deadline, puede ser en cualquier momento. Ésta es una de las situaciones con las que a diario tienen que lidiar los travel managers, por ello es fundamental que cuenten con soluciones tecnológicas que les permitan la automatización de procesos para cumplir con el Duty Of Care de forma efectiva independientemente del lugar donde estén trabajando. El teletrabajo no tiene que menguar esta responsabilidad, sino todo lo contrario: ha de poner en evidencia si la compañía cuenta con el soporte adecuado por parte de su TMC y, por tanto, si puede realizar una gestión global de los viajes de sus empleados en cualquier momento, en cualquier lugar, independientemente de las circunstancias.
2. LA TECNOLOGÍA HA DE SER UNA ALIADA, NO NUESTRO PEOR ENEMIGO.
¿Qué es realmente la transformación digital? Y, ¿qué supone ésta para los travel managers?
Últimamente estamos escuchando la necesidad de desconexión digital: esto sólo se puede traducir como solución ante un exceso. Estamos continuamente conectados pero, ¿eso es transformación digital corporativa? No lo es. La integración de herramientas tecnológicas para facilitar el trabajo a los empleados y sacar los proyectos adelante sí lo es. Ejemplo de ello ha sido el servicio sin interrupción de los equipos de operaciones de BCD travel que, desde antes de la declaración del estado de alarma, ya estaban teletrabajando desde sus respectivas casas y ofreciendo a los clientes el mismo servicio de siempre, o incluso mayor, cuando más lo necesitaban dadas las circunstancias: localización de viajeros, repatriación, emisión de bonos, gestión de cancelaciones…
Es decir, la transformación digital en el business travel no significa que las personas sean sustituidas por máquinas, sino que los profesionales de los viajes corporativos utilicen de forma eficiente las soluciones tecnológicas disponibles para ofrecer la excelencia en el servicio.
3. HAY QUE TRABAJAR EN BLOQUES.
Igual que un deadline nos hace llegar sí o sí al término de la entrega de un proyecto, un límite de hora nos hará ser más productivos en bloques de tiempo con objetivos concretos. Somos seres multidispositivo y multitarea, pero estas características han de ser un «posibilitador» y no una zancadilla a nuestra gestión del tiempo. No nos engañemos: hay que concentrarse y para ello es clave tener una hora límite para una meta concreta. Sólo así evadiremos cualquier distracción y utilizaremos la tecnología disponible a nuestro favor.
Además, los descansos han de ser pausas inteligentes que nos eviten el agotamiento para retomar otro bloque de trabajo con horario determinado. Se ha de buscar alcanzar un ritmo de trabajo intenso pero limitado en el tiempo.
No se deben agendar una videollamada una tras otra sin margen de maniobra, a menos que el trabajo que implica una videollamada finalice al término de ésta, pues, si implica una ejecución a continuación, ésta queda imposibilitada por la call siguiente. Resultado: una jornada agotadora de videollamadas y todo el trabajo pendiente de hacer a raíz de éstas. Trabajo que, además, volverá a quedar pendiente, a modo de bola de nieve, al empezar la siguiente jornada con un nuevo maratón de videollamadas.
A ello hay que sumarle el sentimiento de culpabilidad del empleado por no estar siempre conectado y disponible para su superior o sus compañeros, algo físicamente imposible porque, aunque estemos en casa, no es factible y ni productivo. Por ello, los equipos de operaciones de BCD travel han tenido siempre su trabajo definido en turnos ofreciendo así el mejor y más eficiente servicio a sus clientes. Y por esta razón se ha continuado con el mismo nivel de calidad de servicio con la implantación del teletrabajo.
El teletrabajo implica que los equipos y recursos no están ubicados en el mismo tiempo y espacio físico, pero esto no afecta a la aportación de valor gracias a una correcta definición de objetivos y asignación de tareas, además de contar con avanzadas soluciones tecnológicas que facilitan el proceso.
4. HAY QUE TENER UN LUGAR DE TRABAJO DENTRO DE LA PROPIA CASA.
¿Cómo configurar un espacio de trabajo para conseguir una productividad máxima? Ante todo, orden. Ya podamos disponer de un espacio mayor o menor, la clave es que esté limpio, ordenado y cuente con la luz adecuada.
Esto mentalmente ayuda a que, aunque se trate de un rincón de una estancia, el resto de miembros del hogar respeten éste como el lugar de trabajo de uno. Desconectar físicamente, dentro de lo que sea posible, de este lugar, nos ayudará también a tener un «modo mental» de trabajo en cuanto ocupemos dicha posición en el espacio físico. Se trata de hacer diferenciar a tu mente cuándo está trabajando y cuándo puede evadirse, ayudándole con indicaciones en términos de espacio.
Además, hay que intentar minimizar las distracciones: apagar la televisión, silenciar los teléfonos, etc., igual que lo harías en la oficina. Deja claro a los demás cuándo puedes y no puedes ser molestado. Cuando te tomes un descanso, ¡únete a ellos! A eso nos referíamos con «pausas inteligentes»: aquellas que te permitan desconectar del trabajo para conectar con tu vida personal, descansar de las tensiones profesionales y coger fuerzas.
5. LA ÚLTIMA PREMISA DE ESTE RISK MANAGEMENT NEWS PERO LA MÁS IMPORTANTE, ¡LA SALUD!
Si los travel managers han de velar por el Duty of Care de los viajeros corporativos no se han de olvidar de cuidar de sí mismos. Para poder ejercer un puesto de responsabilidad como el suyo, en el que la seguridad de los viajeros de negocios les obliga a prestar atención a todo lo que les acontece, han de tener ese bienestar y salud mental del que antes hablábamos para poder responder de la forma más eficiente posible ante cualquier circunstancia.
Esto implica utilizar las reuniones virtuales de manera productiva, aprender a manejar las interrupciones y emergencias en el hogar, mantener una comunicación fluida con los equipos, estar conectados en el sentido de estar al tanto de las noticias de la compañía. Es decir, los travel managers han de garantizar una gestión eficaz y eficiente de recursos de la compañía para seguir contribuyendo a los objetivos de la organización sin poner en riesgo su propia salud.
¿Qué impacto está teniendo el teletrabajo «confinado» en la productividad, las relaciones entre los miembros de los equipos de trabajo y la organización de las tareas en el travel management? Las respuestas a estas preguntas proporcionan información útil para que se tomen decisiones y nuevas formas de proceder que, a partir de ahora, ayuden a la salud de los empleados y por tanto a la salud de las compañías. ¡Eso es precisamente ser una empresa saludable!, aquella que se preocupa por la salud física y mental de los empleados y así vuelve a nuestro encuentro el concepto de Duty of Care, ya sea en teletrabajo o en viajes de negocios.
Los viajeros de empresa serán los primeros en romper el aislamiento porque son fundamentales en la generación de negocio y por ello tienen que estar bien y sentirse seguros gracias al trabajo de los travel managers y la agencia de business travel con la que trabaja su compañía.
En este sentido, es importante establecer con los respectivos superiores las diferentes prioridades, pautas de trabajo y procedimientos, así como consensuar qué herramienta se van a utilizar para llevar a cabo cada proyecto. Si tienes cualquier consulta respecto a las soluciones tecnológicas que BCD travel te puede ofrecer, ¡no dudes en contactar con tu equipo habitual de expertos BCD travel! Estamos aquí para ayudarte.