Una buena política de viajes puede ahorrar hasta un 20% en costes directos de viajes de negocios
Acceder al inventario completo de proveedores, gestionar los costes ocultos y mejorar la productividad de los desplazamientos son claves para garantizar el ROI en el actual escenario socioeconómico, según GEBTA
Brexit, coronavirus, ralentización económica, crisis climática… La actualidad colma de complejidad el panorama socioeconómico y estas tensiones se traducen en efectos cuantificables en el sector del business travel –el más notable, el alza de precios–. ¿Cómo hacerles frente para seguir garantizando el retorno de la inversión en viajes de negocios?
La clave para optimizar las cuentas de viajes pasa por una correcta política de viajes y una no menos cuidadosa y eficiente aplicación. En este sentido, según recoge GEBTA (Guild of European Business Travel Agents) en el último número de su publicación Business Travel Report, la política de viajes puede llevar a las empresas a ahorrar hasta un 20% del total de costes directos de sus viajes corporativos.
Ahora bien, ¿cómo sustentar o adaptar la política de viajes en entornos complejos, política, económica y socialmente? GEBTA, entidad profesional de la que forma parte BCD travel, recomienda tener en cuenta tres grandes pilares.
Acceso completo al inventario de proveedores
Según Marcel Forns, director general de GEBTA, «el acceso a la totalidad del inventario es una premisa básica para poder obtener las mejores tarifas lógicas, y por consiguiente para la contención de los costes directos del viaje».
En este aspecto, BCD travel garantiza a sus clientes el acceso a las mejores tarifas, además de realizar de manera recurrente análisis de proveedores y renegociación de los acuerdos. Nuestros sistemas de benchmarking, monitorización y seguimiento de los diferentes productos de todos nuestros proveedores nos permiten ofrecer a nuestros clientes las mejores condiciones al mejor precio.
Gestión de costes ocultos
La liquidación de los gastos y el reporting de cada paso de viaje es uno de los grandes caballos de batalla de los travel managers. Según un informe realizado por Captio, el 72% de las empresas no controla correctamente el cumplimiento de las políticas de gastos de viajes y el fraude interno por empleado puede llegar a alcanzar hasta un 13% del total de gastos liquidados.
Para facilitar el proceso de liquidación de gastos, BCD travel ofrece a sus clientes los últimos avances en tecnología, con herramientas de reporting que permiten monitorizar en todo momento los gastos asociados a la cuenta de viajes. Además, estas herramientas hacen más sencilla la planificación de la tesorería y la gestión e integración de los distintos sistemas de pagos de cada cliente. Nos adaptamos a los distintos entornos para hacer los procesos fáciles y eficientes.
Mejorar la productividad de los desplazamientos profesionales
Como expresó Juan Carlos González, director general de BCD travel España en el XII Congreso Nacional de Business Travel IBTA 2020, «las videocall o las reuniones telemáticas, lejos de ahorrar costes, suponen en muchas ocasiones una pérdida de efectividad que se traduce en un menor retorno de la reunión en sí. Está demostrado que las reuniones presenciales que se realizan en los viajes de negocio fidelizan más al cliente y, de este modo, garantizan el retorno de la inversión».
En este sentido, no se trata de viajar menos, sino de hacerlo con más planificación y eficiencia: cerrar más reuniones en el mismo viaje, optimizar los tiempos o tener claros los objetivos de las reuniones que nos llevan a viajar son claves para garantizar el retorno de la inversión. Como concluye Marcel Forns, «dotarse de una política de viajes adecuada y evitar perder de vista ciertas normas básicas es fundamental para gestionar de modo inteligente los recursos disponibles, asegurarnos presencia en el mercado y reforzar la relación con nuestro mayor activo, el cliente».