¿Cómo ha afectado la COVID-19 a la labor del 'travel manager'?

BCD Travel Research & Innovation ha realizado un estudio con 'travel managers' de todo el mundo sobre su experiencia y perspectiva con la pandemia

Desde BCD travel hemos llevado a cabo un estudio con el objetivo de comprender mejor cómo la irrupción de la COVID-19 afecta a la gestión de viajes corporativos y explorar las expectativas del travel management para el futuro a corto y medio plazo. Un análisis de valor añadido para los profesionales del business travel y, por este motivo, queremos ponerlo en conocimiento de nuestros clientes en nuestro compromiso con el Duty of Care y las acciones especiales de Risk Management que estamos llevando a cabo desde antes de la declaración del estado de alarma.

La metodología seguida para la realización de este análisis ha consistido en una encuesta realizada a 125 travel managers en todo el mundo y se ha llevado a cabo en el periodo comprendido del 6 al 16 de abril de 2020.
Si entramos en detalle, el perfil del encuestado ha sido el siguiente:

• El 74 % de los travel managers consultados tienen responsabilidades globales.
• El 65 % trabaja para grandes empresas con más de 10.000 empleados.
• El 44 % tiene gastos de viaje anuales superiores a 45 millones de euros (a nivel global).

Resultados del estudio:

• La COVID-19 afectó gravemente al desempeño financiero de las empresas: 8 de cada 10 experimentaron un impacto negativo en sus resultados. Y el 21 % del total lo calificaron como «extremadamente negativo». Sólo el 17 % indicó no haber tenido efecto en su industria y un 4 % admitió un efecto en cierto modo positivo.

• El business travel se ha visto muy afectado: el 41 % de los travel managers encuestados ha indicado que se suspendieron todos los viajes corporativos de sus compañías, mientras que en el caso del resto sólo se estaban realizando viajes esenciales.

• Sólo el 6 % de los viajes de negocios agendados en marzo se llevaron a cabo. El 54 % fueron cancelados y el 14 % pospuestos, mientras que casi una cuarta parte de los viajes corporativos (el 23 %) se sustituyeron por una reunión virtual.

• La mayoría de las empresas lograron mantener sus equipos de travel management: sólo el 11 % indicó que sus equipos se redujeron en personal como resultado de la irrupción de la COVID-19.

• En cuanto a cómo se ha visto afectada la agenda de los travel managers, en lo que a la gestión de consultas relacionadas con la COVID-19 se refiere, los profesionales del business travel afirman que dedican una media de 2,8 horas diarias a responder a cuestiones de esta temática como parte del Risk Management de los viajeros corporativos. Y, tras la incertidumbre y falta de información de las primeras semanas, se experimenta un ligero descenso conforme se avanza en el calendario. De hecho, del 6 al 10 de abril la media alcanzó las 3 horas diarias de dedicación, mientras que del 11 al 16 de abril la media se situó en las 2.3 horas diarias. 

• El Duty of Care es la principal prioridad del programa de viajes: el 95 % de los travel managers encuestados lo calificó como «extremadamente importante» o «muy importante». Esto se traduce en 8 puntos porcentuales más que en la encuesta realizada en enero de 2020. 

• La satisfacción y el bienestar de los viajeros corporativos son las siguientes calificadas como más importantes en la lista de prioridades del programa de viajes.

• El tercer lugar se lo disputan el cumplimiento de la política de viajes y el análisis de datos e inteligencia de negocios, pues consiguen la misma puntuación.

• El cuarto lugar de la calificación lo alcanzan el ahorro y control de gastos.

• La gestión con proveedores queda en un quinto lugar y sorprende, negativamente, cómo la sostenibilidad en viajes queda relegada a ser la última prioridad en el travel management tras la irrupción de la COVID-19. 

• Una vez se supere la pandemia de COVID-19, se espera que la frecuencia de las reuniones virtuales aumente: el 78 % de los travel managers considera que las reuniones virtuales con equipos internos de la compañía sucederán con más frecuencia, el 57 % estima lo mismo sobre las reuniones virtuales con personas externas a la compañía y el 49 % espera que aumente la frecuencia de los eventos y conferencias virtuales en general. Mientras tanto, 6 de cada 10 esperan que la frecuencia de los viajes de negocios disminuya.

• Las perspectivas en cuanto a volver a realizar viajes de negocios son bastante optimistas: 8 de cada 10 travel managers esperan que los viajes corporativos comiencen poco a poco a reanudarse entre el segundo trimestre y el tercer trimestre de 2020.

• Sin embargo, las opiniones sobre el regreso de los viajes de negocios a los niveles anteriores a la COVID-19 son más cautas: el 62 % de los encuestados, los más optimistas, espera que esto suceda a finales de año; les sigue el 25 % que estima que a finales de 2021; los menos optimistas, el 10 %, piensan que tomará más tiempo que eso.

• El 67 % de los travel managers y sus equipos estaban preparados para afrontar la interrupción causada por la COVID-19; mientras que sólo el 13 % sintió que no estaban preparados para afrontar situaciones de crisis como ésta.  

• Entre las medidas introducidas para los empleados que viajan durante la COVID-19, las aprobaciones adicionales previas al viaje y los consejos de viaje específicos son las acciones que más se han llevado a cabo. Además del uso de herramientas de geolocalización de viajeros y de mensajería vía app para comunicar a los viajeros corporativos toda alerta que afecte a su viaje y toda actualización de su itinerario.