El COVID-19 ha puesto sobre la mesa la necesidad de revisar y optimizar los planes de contingencia para dar sentido al ‘duty of care’

Fronteras cerradas, cuarentenas forzadas, repatriaciones exprés… el COVID-19 ha supuesto un punto de inflexión en nuestra sociedad y muy especialmente en el business travel.

Habíamos vivido catástrofes naturales o atentados terroristas, pero esta pandemia mundial nos lleva a un escenario nunca antes conocido. Y si hay una certeza que nos deja en un panorama plagado de dudas es que la vida, en sí misma, es un riesgo. Y, como los viajes de negocio son parte de la vida profesional, éste es el momento de revisar la política de viajes de la compañía, comprobar que incluye un plan de contingencia y que éste contempla toda casuística a la que se puede enfrentar cualquier viaje de negocios.

LAS CLAVES

DUTY OF CARE

Hoy más que nunca el Duty of Care ha de cobrar sentido. Los expertos de BCD travel ofrecen a sus clientes consejos sobre cómo las compañías han de prepararse para afrontar todo tipo de riesgos y ayudar así a mantener a sus viajeros corporativos sanos y salvos.

Ante una situación de crisis económica, el papel del Travel Manager es clave en la búsqueda del equilibrio entre los gastos y la importancia del cuidado de los viajeros de negocios. En este sentido, se deben replantear las políticas de gestión del riesgo en los viajes corporativos y la comunicación con los viajeros en situaciones de emergencia.

TERRORISMO

El terrorismo ha pasado a un segundo plano dadas las circunstancias actuales de alerta sanitaria, pero los Travel Managers no han de bajar la guardia en este aspecto, dado que representa un riesgo dinámico global. Cada vez más difícil de detectar porque los ataques terroristas son protagonizados por individuos que actúan solos y de forma indiscriminada; además los hoteles con extranjeros son uno de sus objetivos para tener mayor repercusión mediática a nivel global.

CRIMEN CIBERNÉTICO

Otros tipos de riesgos como el crimen cibernético y la fuga de datos están aumentando a diario (y aún más con la crisis del coronavirus) y tienen un impacto negativo directo en la economía de las empresas. Y si las víctimas son viajeros de negocios se acentúa el estrés y la ansiedad de estos empleados al sentirse indefensos y sin control de la situación. Concretamente, el fraude in-house es un riesgo que está aumentando en los viajes corporativos. Generalmente en empresas que aún no están utilizando soluciones tecnológicas de liquidación de gastos. En este sentido, está en manos de los Travel Managers el implementar dentro de la política de sus compañías herramientas digitales que ayuden a combatir el fraude en la liquidación de gastos en viajes corporativos gracias a tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, el blockchain y la biometría. 

TENSIONES GEOPOLÍTICAS

Oriente Medio sigue siendo un núcleo de conflictos. La inestabilidad geopolítica de muchas regiones va en contra de los intereses comerciales de muchas empresas que para el crecimiento de su volumen de negocio han de abrirse a nuevos mercados y enviar empleados a dichas regiones. Sobre todo, dada la recesión económica provocada por el enfrentamiento de Estados Unidos vs China y viceversa. 

Disturbios civiles como las protestas antigubernamentales de Hong Kong del pasado año nos ponen de manifiesto que eventos como manifestaciones populares pueden afectar al tráfico aéreo llegando incluso a cerrar aeropuertos como el HKIA (Hong Kong International Airport) y provocar el caos para los viajeros.

Sin alejarnos, circunstancias como el Brexit marcarán un antes y un después en el papel del Travel Manager. Aún no conocemos el final de la historia, pero sí sabemos que debemos estar preparados para un descenso en el volumen de viajes al Reino Unido y un aumento de las restricciones de viaje entre éste y el resto de países del continente europeo.

DESASTRES NATURALES

No debemos olvidar las consecuencias que el cambio climático y la acción humana implican en el calentamiento global, especialmente desde la segunda mitad del siglo XX: tenemos que afrontar situaciones como la vivida en Australia, donde se ha luchado durante meses contra los devastadores incendios que han afectado a extensas áreas del país. El cambio climático hará que este tipo de riesgos (desastres naturales, crisis de agua potable y alimentos, etc.) sean aún más frecuentes y los viajeros de negocios han de estar preparados para afrontar la posibilidad de desastres naturales incluso en destinos con los que están familiarizados.

Al ser difícil predecir estos desastres, la mejor forma de reducir el riesgo para las compañías es preparar y formar a sus viajeros de negocios para afrontar las situaciones de emergencia. El travel engagement es clave: se ha de mantener un canal de comunicación constante con los viajeros para que tengan información actualizada de qué está pasando y cómo han de proceder en cada caso para salvaguardar su seguridad.

¿CÓMO CAMBIA LA LABOR DEL TRAVEL MANAGER?

El Travel Manager va a tener que ser aún más consciente de los gastos en viajes pero sin olvidar los objetivos de sostenibilidad y RSC, sobre todo respecto a su público interno, pilares fundamentales de la estrategia corporativa las compañías del siglo XXI. Es importante tener en cuenta que la etnia de los viajeros, su género, edad, salud, circunstancias familiares y sociales requieren consideraciones particulares.

Algunas recomendaciones de los expertos de BCD travel al respecto:

-Evaluar individualmente la dimensión de los riesgos para los distintos empleados: ¿puede la etnia, el género o la orientación sexual aumentar el riesgo de que el empleado sea objetivo de mayor riesgo en un determinado destino?
-Informar a los responsables de los equipos sobre su deber de cuidar de la seguridad y bienestar de las personas a su cargo.
-Formar en prevención de riesgos a los empleados que realizan viajes de negocios.
-Facilitar a los viajeros corporativos al máximo posible la comunicación con su empresa ante cualquier incidente durante el viaje.
-Elaborar y testar un plan de contingencia en viajes corporativos con el asesoramiento de expertos en la materia.
No debemos perder el foco: lo primordial es la seguridad y el bienestar del viajero de negocios en un balance con la sostenibilidad y el control de gastos. Para este difícil pero no imposible equilibrio es fundamental contar con una TMC que asesore en una mejora continua de la política de viajes. Ésta ha de ser dinámica pues, como hemos argumentado, el riesgo está siempre presente: la clave está en estar siempre preparado trabajando cada día más y mejor para lograrlo.

¿Necesitas que un equipo experto de BCD travel te ayude a revisar, evaluar y mejorar tu política de viajes?

Éste es el momento para optimizar la política de viajes de tu empresa. En BCD travel seguimos trabajando para garantizar el retorno óptimo de tu inversión en viajes. 

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