BCD Back to Travel: una guía estratégica para la vuelta a los viajes de negocios

BCD travel publica una guía para dar respuesta a los travel managers a la hora de reinventar su programa de viajes y recuperar el business travel de manera segura, eficiente e inteligente

En estos momentos de incertidumbre, una cosa es cierta: los travel managers se enfrentan a más presión que nunca. Su programa de viajes está en el centro de atención y las partes interesadas están ansiosas. No se trata sólo de los viajeros que hacen preguntas y buscan tranquilidad. Sus ejecutivos también lo son. 

Esta Guía BCD Back to Travel está diseñada para darles las respuestas que necesitan para reinventar su programa de viajes, llevar a sus empresas de vuelta al negocio de manera segura, eficiente e inteligente y prepararse un futuro muy diferente.

BCD Back to Travel: la importancia del 'Duty of Care'

A medida que nos preparamos para las nuevas realidades de los viajes, el deber de cuidar a sus viajeros es la principal prioridad de nuestros clientes. Si bien su obligación legal con los empleados es crítica, alentamos a nuestros clientes a pensar de manera más amplia. Una estrategia de atención al viajero que combine el Duty of Care, la mitigación y la gestión de riesgos y el bienestar del viajero corporativo será más eficaz para su empresa y sus viajeros y se adaptará a los desafíos inesperados que se presenten.

Cuidado del viajero

El concepto de atención al viajero es simple. Es el compromiso del empleador el mantener a sus viajeros seguros, saludables y felices. Bastante fácil, ¿verdad? No es tan sencillo cuando su gente está dispersa por todo el mundo, en aviones, en hoteles y en todos los puntos intermedios. Si se suma una pandemia global a la lista de amenazas regionales y locales que enfrentamos a diario, tendremos otro nivel más de complejidad. Y más razones que nunca para tener una estrategia de atención al viajero que abarque más allá del ciclo de viaje activo.

Risk Management

La gestión de riesgos o Risk Management adquiere un nuevo significado en la era de la COVID-19. Los riesgos ahora se definen en términos de cierres de fronteras, requisitos de cuarentena, controles de salud y protocolos de proveedores. La decisión de viajar será informada e intencional: una ecuación calculada de costes, riesgo, rutas y requisitos de viaje. La autorización de viaje se convertirá en una práctica estándar, ya que las empresas asumen un mayor control sobre la gestión de riesgos y la seguridad de sus viajeros. La colaboración virtual se convertirá en una alternativa estratégica a los viajes de alto precio y alto riesgo.

Para los viajeros, la preparación y la planificación son la clave de la confianza. Los riesgos conocidos y los requisitos de viaje deben comunicarse al momento de la reserva, dando tiempo a los viajeros para prepararse. Hay que considerar un plan de comunicación previo al viaje que incluya recordatorios a través de dispositivos móviles, consejos de viaje y listas de verificación para mayor tranquilidad. Y un plan de comunicación en ruta que ofrezca alertas de riesgo en tiempo real, notificaciones de políticas relevantes y soporte con un solo clic.

Bienestar del viajero

El viaje de negocios ha cambiado como resultado de la COVID-19. Es muy probable que los viajeros corporativos experimenten rutas más largas con más interrupciones. Habrá nuevos requisitos de facturación. Las pautas de proveedores y destinos pueden cambiar con una velocidad vertiginosa. Viajar requerirá más planificación, preparación y paciencia que nunca. Tener una estrategia de bienestar para el viajero corporativo, particularmente durante este tiempo de cambio e incertidumbre, puede aumentar su satisfacción y ayudar a atraer y mantener el talento.

Los programas de bienestar brindan beneficios a la empresa que pueden afectar y mejorar claramente sus resultados:

• Mejora de la moral y la productividad. Los empleados más felices tienen una perspectiva más positiva, lo que puede traducirse en un mayor enfoque, energía y productividad. Y esto, a su vez, se traduce en mayores ingresos para la empresa.
• Aumento de la retención de empleados. Los empleados se sienten valorados cuando sus empresas invierten en su bienestar, lo que los hace más propensos a permanecer en sus trabajos.
• Ahorro de costes. En un estudio realizado sobre el ROI de los programas de bienestar de los empleados, los investigadores de Harvard concluyeron que, de media, por cada dólar gastado en bienestar de los empleados, los gastos médicos disminuyeron en 3,27 dólares. (Fuente: Harvard Business Review, «¿Cuál es el difícil rendimiento de los programas de bienestar de los empleados?», 8 de febrero de 2019).

5 maneras fáciles integrar el bienestar del viajero en tu programa de viajes 

1. Desarrolla nuevas pautas de seguridad de viaje. Educa a los viajeros a través de mensajes y campañas amigables para el usuario.
2. Facilita a los viajeros un equipo de protección personal que incluya máscaras, guantes, desinfectante de manos, toallitas y bolsas de plástico.
3. Da a los viajeros la posibilidad de expresar su opinión y escúchala. Capta el sentimiento tras cada viaje. Realiza encuestas cortas y frecuentes. Utiliza los comentarios para realizar mejoras en el programa de viajes.
4. Actualiza la política para respaldar la flexibilidad en las elecciones de proveedores.
5. Establece umbrales de viaje. Otorga un día libre u ofrece una tarjeta de regalo a canjear en actividades que favorezcan la salud y el bienestar.

Tecnología

Las innovaciones recientes en el Duty of Care han resuelto algunos de los desafíos del pasado. Los procesos manuales, unidimensionales y las fuentes de contenido fragmentado han sido reemplazados por sistemas y soluciones inteligentes y automatizadas que funcionan a la perfección en todo el programa. Estas tecnologías incluyen:

• Autorización de viaje automatizada.
• Mapas interactivos de seguridad.
• Notificaciones de riesgo basadas en la ubicación.
• Aplicaciones móviles nativas con información en tiempo real.
• Funciones de registro móvil «Estoy seguro».

Impacto post pandemia

¿Qué historia cuentan los números? En tiempos de incertidumbre, las políticas de viajes se ponen a prueba. ¿Tu plan de Risk Management resistió el paso del tiempo? ¿Tu programa de viajes está listo para el nuevo escenario en el que nos encontramos? Destaca nuevas áreas dentro de tu programa de viajes y riesgos que debes priorizar hoy.

¿Qué está haciendo BCD Travel?

• INFORMACIÓN DE DATOS. Facilitamos decisiones de viaje informadas a través de datos.
• AUTORIZACIÓN DE VIAJE. Ofrecemos soluciones de autorización de viaje a medida.
• PAUTAS DE VIAJE DE COVID-19. Asesoramos a los travel managers con las últimas políticas y requisitos de viaje.
• TECNOLOGÍA DE SEGURIDAD. Proporcionamos geolocalización de viajeros y respuesta ante emergencias.
• COMUNICACIÓN DE VIAJERO. Informamos de riesgos, requisitos y políticas a los viajeros en los momentos relevantes del ciclo de viaje.
• EVALUACIÓN DEL PROGRAMA. Ofrecemos nuestro know-how a través de evaluaciones de Risk Management del programa de viajes.

Comunicación con el viajero

¿Cómo preparar, informar y comunicar a tus viajeros? Estamos entrando en una nueva etapa de la pandemia COVID-19. Los países y estados están abriendo sus fronteras. Las empresas están comenzando a reanudar algunas de sus operaciones normales. Pero los viajeros de negocios requieren un nuevo nivel de confianza. Es más importante que nunca informar, preparar y comunicarse con los viajeros corporativos en cada etapa de su viaje. Conoce qué puedes hacer, y qué estamos haciendo, para brindar a tus viajeros un viaje exitoso y sin problemas.

El viaje del viajero corporativo

La información relacionada con la COVID-19 está cambiando cada hora. La cantidad y complejidad de la información, especialmente la información de viaje, puede ser abrumadora.

A medida que se reanudan los viajes de negocios, es esencial asegurarse de que los viajeros tengan información a su disposición para ayudarles a planificar qué pasos tomar, saber si un viaje es crítico para el negocio y estar seguros de que se atiende su salud, seguridad y bienestar. Los travel managers pueden prepararse para esto mapeando el viaje del viajero y asegurando que haya comunicaciones efectivas en cada paso del camino.

Paso 1: antes del viaje

• Ten en cuenta el sentimiento del viajero (miedo, inseguridad…).
• Proporciona la documentación necesaria para el viaje y el destino.
• Informa a los viajeros sobre cualquier cambio / exclusión de políticas.
• Garantiza que los viajeros tengan acceso a actualizaciones en tiempo real y recursos informativos.
• Establece el proceso de aprobación del viaje.
• Continúa el proceso de investigación de partners y proveedores.
• Considera actualizaciones de gastos y otras necesidades de seguridad y salud.

Paso 2: reserva

• Considera el impacto en entornos online y offline.
• Asegúrate de que los viajeros tengan acceso a todas las alertas de viaje, información de destino y recursos de viaje.
• Fomenta / ordena el proceso de aprobación previa al viaje.
• Integra mensajes amigables para el viajero en su herramienta de reserva online.

Paso 3: durante el viaje

• Educa a los viajeros sobre los nuevos procesos y expectativas previas a la partida cuando viajan.
• Considera soluciones de pago sin contacto.
• Establece el procedimiento si el viajero se enferma en el camino.
• Desarrolla un procedimiento para ayudar a los viajeros si se enfrentan a una posible exposición, brotes en destino o prohibiciones de viaje y nuevos protocolos.

Paso 4: después del viaje

• Conoce el sentimiento del viajero al regresar.
• Desarrolla recomendaciones de cuarentena / regreso a la oficina.
• Proporciona información sobre gastos adicionales para necesidades de viaje (relacionadas con la COVID-19).
• Desarrolla el procedimiento si el empleado se enferma al regresar.

Tecnología en la comunicación con el viajero corporativo

Aprovecha las tecnologías de comunicación digital, como la mensajería y los sistemas de gestión de contenido, para llegar a los viajeros a través de múltiples canales y dispositivos (tu empresa, específicamente el departamento de marketing o recursos humanos, ya puede usar este tipo de tecnologías para comunicarse con empleados y clientes). Cuando utilices la herramienta disponible para proporcionar actualizaciones oportunas y relevantes, alienta a los viajeros a participar en el programa de viajes y confiar en las herramientas puestas a su disposición como fuentes fiables de información.

3 canales efectivos para llegar a tus viajeros

Si bien un rotundo 92 % de los viajeros* prefiere el correo electrónico para las comunicaciones de sus departamentos de viajes, no te detengas ahí. Aprovecha los diferentes canales de comunicación de tu empresa para compartir información en momentos relevantes en el ciclo de planificación y viaje:
 

• Intranet corporativa. Revisa el contenido y la navegación en el site. Los viajes también deben ocupar un lugar destacado en la intranet corporativa, lo que facilitará a los empleados encontrar información clave relacionada con sus viajes. Haz referencia a aplicaciones esenciales o herramientas móviles para garantizar que los viajeros permanezcan completamente conectados cuando estén de viaje.
• OBT (Herramienta de reserva en línea). Coloca mensajes dinámicos y estáticos en posiciones con alta visibilidad durante todo el proceso de reserva para brindar a los viajeros la información esencial que necesiten cuando comiencen a usar la herramienta nuevamente. Los mensajes guiarán a los viajeros corporativos a través del proceso, aumentando su confianza. Incluye también enlaces dentro de la herramienta para brindar a los viajeros acceso directo a información adicional para respaldar sus decisiones.
• Aplicación móvil. Fomenta el uso de aplicaciones esenciales. El dispositivo móvil es el salvavidas de tu viajero corporativo, y la forma más efectiva de influir en las decisiones durante el viaje. Siempre que sea posible, personaliza la experiencia de la aplicación para maximizar su valor. Habilita funciones de seguridad, programa mensajes de políticas, brinda acceso a números de emergencia y pautas de seguridad.

(*Fuente: Encuesta de BCD Travel Research & Innovation realizada online a 1.260 viajeros de negocios en mayo de 2020).

Impacto post pandemia

A la hora de analizar el futuro de la política de viajes hay que centrarse en los cambios de comportamiento del viajero corporativo durante una pandemia global:

• Evolución de las prioridades, emociones y preocupaciones de los viajeros.
• Mitigación de los problemas de salud y seguridad en los aeropuertos, aviones y hoteles.
• La importancia de la atención al viajero en su programa de Duty of Care.
• Expectativas mientras prepara a sus viajeros para viajar de nuevo.

Cuando se les preguntó* qué tipo de información les gustaría recibir cuando se levantaran las restricciones de viaje, los viajeros calificaron estos tres elementos como los más críticos:

• Información más reciente sobre seguridad de hoteles y vuelos.
• Directrices claras sobre los requisitos de viaje.
• Notificaciones periódicas sobre cambios en la política de viajes.

(*Fuente: Encuesta de BCD Travel Research & Innovation realizada online a 1.260 viajeros de negocios en mayo de 2020).

¿Qué está haciendo BCD Travel?

• PLANIFICACIÓN DE VIAJERO. Ofrecemos a los viajeros información y recursos específicos del viaje.
• APROVECHAMIENTO MÓVIL. Proporcionamos actualizaciones de políticas, alertas de riesgos y atención de emergencias
• VISIBILIDAD DEL PROGRAMA. Programa de viajes adaptado al compromiso con el viajero.

Gestión de gastos

Si bien la incertidumbre puede ser inquietante, también crea una oportunidad para impulsar el cambio. El cambio te permite optimizar tu programa de viajes para controlar los gastos y proporcionar una experiencia de viaje positiva. Es esencial revisar los acuerdos con proveedores, usar los datos a tu disposición y ofrecer a los viajeros corporativos viajar por turnos.

Programas aéreos

A raíz de la pandemia de la COVID-19, la capacidad de las aerolíneas en todo el mundo ha disminuido en un 80 % en comparación con los niveles de 2019 (casi el 90 % para vuelos internacionales). Se espera que el regreso al transporte aéreo sea gradual y lento, comenzando por los mercados nacionales y seguido por los mercados internacionales. En este entorno desafiante, las aerolíneas luchan por sobrevivir.

Muchas aerolíneas reanudan sus operaciones, pero su red podría reducirse significativamente. Esperamos ver una consolidación dentro de la industria, especialmente en Europa y Asia. Como hemos aprendido del pasado, la consolidación reduce la competencia del mercado al aumentar el número de rutas monopolísticas en un programa administrado por una empresa.

¿Qué significa esto para los programas aéreos? ¿Cómo actúan los proveedores aéreos preferentes ante la crisis? ¿Algunos de ellos están en riesgo de quiebra? ¿Cómo afectará esta disminución del nivel de competencia en la cobertura del programa de viaje, el precio medio de los billetes y el apalancamiento con los proveedores aéreos?

¿Cómo puedes prepararte para el nuevo panorama de la industria aérea?

Comienza evaluando el nivel de riesgo con los proveedores preferentes pero el alcance de la evaluación de riesgos debería extenderse también a las líneas aéreas no preferidas, ya que pueden tener un impacto directo en el nivel de competencia de los mercados a los que tu empresa vuela.

Rastrea los cambios de red actuales y futuros para las principales aerolíneas. La mayoría de las aerolíneas no se recuperarán por completo durante los próximos dos o tres años, lo que significa que las aerolíneas están reiniciando sus operaciones con una red reducida de vuelos y destinos. Durante este período de recuperación lenta, algunos proveedores preferentes pueden no tener la capacidad de cubrir completamente las necesidades de viaje de tu empresa en ciertos mercados.

El seguimiento de estos cambios en el servicio será primordial para adaptar tu programa de viajes y buscar proveedores alternativos. El uso diario de una herramienta como el comparador de tarifas aéreas te permitirá controlar la evolución de los vuelos que se pueden reservar, los cambios en la capacidad de los asientos y los posibles precios futuros.

Conforme aumenten los viajes de negocios, debes alinear tu huella global de viajes con el nuevo panorama industrial para garantizar una cobertura óptima y precios competitivos a medida que el programa de viajes se reconstruye gradualmente. Esto requerirá una negociación continua con los proveedores para proteger tus rutas principales de precios poco competitivos.

Más allá de los ahorros, puedes consultar a los partners de la aerolínea cómo pueden contribuir al éxito mutuo. Si es necesario, agrega puntos de negociación adicionales sobre reembolsos, créditos y cupones. Revisa las medidas de salud y seguridad para ayudar a los viajeros a ganar confianza en los viajes aéreos. Un factor clave para el éxito de los programas de viaje en un mundo posterior a la COVID-19 será la agilidad de los procesos.

Programas hoteleros

La industria hotelera continuará cambiando como resultado de la COVID-19. Si bien el ahorro sigue siendo importante, las preocupaciones por la limpieza y la seguridad tienen prioridad. Las cadenas hoteleras están respondiendo con una amplia gama de programas de limpieza, protocolos y asociaciones.

Las mismas preguntas están en la mente de todos: ¿Qué significa la COVID-19 para los programas de hoteles administrados? ¿Hay alguien disponible para negociar tarifas? ¿Deberíamos considerar extender nuestras tarifas indefinidamente?

A medida que formulamos una estrategia para una industria ávida de respuestas, hemos considerado nuestra profunda experiencia en consultoría y los datos que seguimos recopilando sobre las tendencias del mercado.

Nuestra estrategia para el nuevo futuro de los programas hoteleros

Ya en enero y febrero, vimos fuertes caídas en APAC, hasta un 50 % de caída interanual en algunos mercados. Y en abril, el resto del mundo estaba en una situación similar. En Nueva York, el epicentro del brote en los EE. UU., las tasas de abril de 2020 cayeron un 40-45 % en comparación con abril de 2019. Estas tasas decrecientes significan que las tasas estáticas ya no son competitivas.

Hemos construido una estrategia que nos lleva de donde estamos hoy a una era de viajes posterior a la COVID-19. El camino que hemos delineado ciertamente no es el único, pero creemos que es el mejor. Cubre todo, desde el abastecimiento hasta el bienestar del viajero, cómo crear un proceso de reserva que impulse decisiones de compra inteligentes y el Duty of Care. La estrategia considera las limitaciones de tiempo y recursos presentes para los hoteleros, pero también permite que las empresas asuman un papel activo en la gestión de sus programas hoteleros.

A partir de hoy, prepara tus herramientas antes de tomar la decisión de viajar. Actualiza tu OBT y agrega objetivos. Diseña tu estrategia de salud, seguridad y Duty of Care. Cuando construyas tu línea de tiempo, determina cuándo lanzar tu solicitud de propuesta de hotel. Te recomendamos que la lances cuando tu empresa determine que viajar es inminente. No pienses en el proceso de RFP con un enfoque tradicional. Sé dinámico con las solicitudes. 

Los viajeros de negocios califican las siguientes medidas de hotel como las más importantes:

• Mejora de la limpieza.
• Check-in online y llaves de habitación digitales.
• Mascarillas para huéspedes y empleados.

(Fuente: Encuesta de BCD Travel Research & Innovation realizada online a 1.260 viajeros de negocios en mayo de 2020).

Programa de transporte terrestre

Todos los viajeros necesitan transporte terrestre en algún momento de su viaje, ya sea un coche de alquiler, un conductor, un servicio compartido o un taxi. La mayoría de los servicios de transporte terrestre no reciben apoyo financiero del gobierno a raíz de la COVID-19. Esta industria tiene un alto coste fijo y una alta inversión de capital; cuando los automóviles no se mueven, no entra dinero. Esto te brinda la oportunidad de reevaluar tu  estrategia de transporte terrestre. Con una gran oferta y una baja demanda, estas empresas están dispuestas a revisar los contratos corporativos. Necesitan cubrir sus costes fijos.

Los viajeros están cambiando sus hábitos. En lugar de tomar el transporte público, están optando por alquilar automóviles o vehículos personales. Muchos viajeros no están dispuestos a subir a un avión, y en rutas que normalmente volarían, ahora optan por utilizar el transporte terrestre. Un viaje de ocho horas puede ser el futuro próximo. Al considerar tu estrategia de transporte terrestre, puedes anticipar un aumento sustancial en el volumen, que a su vez aumentará tu influencia para negociar con los proveedores. 

Pero, aunque las tarifas pueden ser negociables, el Duty of Care y la salud y el bienestar no lo son. Todos los proveedores, incluido el transporte terrestre, deben ser examinados a fondo. Debes revisar los protocolos de seguridad y desarrollar un proceso para verificarlos en cada viaje. Cada factor de riesgo debe revisarse en este análisis. ¿Qué necesitan los viajeros para sentirse seguros?

¿Qué está haciendo BCD Travel?

• TARIFAS FLEXIBLES DE HOTEL. Ofreciendo tarifas flexibles en reservas de hotel para acomodar cambios de viaje.
• OPTIMIZACIÓN DE PROVEEDORES. Trabajar con los travel managers para revisar los programas de proveedores y realizar cambios significativos.
• GESTIÓN DEL FLUJO DE EFECTIVO. Aumento del flujo de caja con varias opciones de reclamación y reembolso.
• REPORTES DE INVESTIGACIÓN. Consolidando la información en ideas claras y procesables.
• COMUNICACIONES DE VIAJERO. Comunicar las políticas y requisitos de salud y seguridad de los proveedores.

Política de viaje

Para que tu empresa vuelva a viajar, asegurar que la política de viajes sea adecuada para su propósito es un primer paso crítico. Cuando llegue el momento de viajar, necesita que sus empleados sepan qué está permitido, cuándo reservar, a quién reservar y, lo más importante, por qué. Los programas de viaje exitosos hacen que los viajes sean simples, productivos y seguros para los viajeros de negocios. Centrémonos en tres áreas clave en las que debes pensar ahora:

Viajes de empresa aceptables

A medida que regresan los viajes corporativos, tu empresa debe tener claro qué está bien y qué no. La seguridad de sus empleados es obviamente la prioridad número uno. Los viajes a todos los destinos, no sólo a los de alto riesgo, deben analizarse a medida que la situación cambie semanalmente. Aprovecha este período de recesión en los viajes como el momento adecuado para comenzar a realizar modificaciones en las políticas para salvaguardar el bienestar de tus viajeros.

Tus viajeros querrán saber cómo decidir si deben viajar o no, qué aerolínea es la más segura, qué hotel es el más limpio y qué deben hacer si un país de repente vuelve a entrar en el bloqueo. Una política de viaje clara y accesible les dará la información que necesitan para tomar la decisión correcta y sentirse seguros de viajar nuevamente. Recomendamos observar los cambios fundamentales de procedimiento para proporcionar claridad y proteger a los viajeros. Asegúrate de considerar:

PLANIFICACIÓN DE VIAJE Y VIABILIDAD

• Proceso de aprobación previo al viaje. 
• Ver clasificaciones de riesgo actuales en destinos.
• Evaluar la operación de vuelos y hoteles.
• Salidas dobles, triples y disponibilidad del hotel.
• Restricciones de visa (por ejemplo, Schengen versus no Schengen).
• Cuarentena potencial.
• Qué viajeros deberían o no deberían viajar.

COMPORTAMIENTO TIPO DE REUNIÓN CAMBIANTE

• Determinar la definición de viajes de negocios esenciales.
• Determinar por tipo de viaje la configuración más óptima.
• ¿Se puede realizar esta reunión / viaje virtualmente?
• Reducción de las tendencias de viaje alrededor: viajes de un día / viajes internos / viajes de último minuto.

DUTY OF CARE

• Aprobación adicional previa al viaje (incluida la aprobación por reserva en línea).
• Implementación del sistema de seguimiento y localización de viajeros.
• Registro con un socio de seguridad y descarga de la aplicación móvil.
• Trabajo desde casa y promoción de herramientas virtuales.
• Evaluar las posibilidades de repatriación.
• Limitar los viajes a destinos de alto riesgo.
• Información específica del destino: destinos frecuentemente viajados que pueden tener más advertencias / restricciones de salud / seguridad.

Salud y seguridad

Tus viajeros sólo querrán volver a viajar si se sienten seguros. Cuando nuestro equipo de investigación e innovación encuestó a nuestros clientes el año pasado, el bienestar de los viajeros era una de las tres principales prioridades para los travel managers, tras los ahorros y el Duty of Care, pero sus programas anteriores a la COVID-19 no siempre lo reflejaban.

La pandemia ha dado un nuevo protagonismo a este asunto: los empleados son el mayor activo de la empresa y una política de viajes efectiva debe priorizar su salud física y mental y su bienestar.

Recomendamos que se pregunte a los viajeros corporativos cómo se sienten al volver a viajar. Las restricciones gubernamentales se han aliviado y las aerolíneas y los hoteles poco a poco vuelven a estar operativos, pero eso no significa que tus viajeros se sientan cómodos al regresar a viajar. Además, se debe preguntar los viajeros qué nuevas opciones de bienestar les gustaría ver. Las encuestas proporcionarán la información que estás buscando y te permitirán hacer un seguimiento a las tendencias para que puedas ajustar tu política en tiempo real.

Lo que tu política de viaje debería considerar actualmente

1. Vuelos directos versus conexiones: cada vez que un viajero se transfiere a un aeropuerto, está expuesto a más riesgos para la salud como parte del tránsito. ¿Qué es seguro y aceptable?
2. Traslado desde / hacia el aeropuerto: ¿cómo llegan tus viajeros al aeropuerto? ¿Transporte público, transporte propio, coche de alquiler, taxi o una translado preestablecido? Todos tienen diferentes niveles de exposición potencial.
3. Opciones gastronómicas: ¿quieres que tus viajeros tengan la opción de elegir comer en lugares donde tienen una mayor exposición o prefieres que coman en el hotel? Si están en el hotel, ¿han de acudir al restaurante o solicitar el servicio de habitaciones?
4. Permitir acceso al lounge: ¿quieres que tus viajeros caminen por el aeropuerto y se sienten en espacios públicos o prefieres que accedan a una zona VIP / restringida?
5. Anticipación: ¿los viajeros tienen suficientes suministros personales y medicamentos en caso de que su viaje se prolongue inesperadamente? Esto es particularmente importante para cualquier viajero con un problema de salud (alergias, enfermedades crónicas…).
6. Elementos esenciales del viaje: ¿quieres proporcionar kits de salud para el viaje (por ejemplo: guantes, mascarilla, desinfectante de manos) o permitir que los viajeros realicen gastos en la adquisición de estos suministros con la tarjeta de la empresa?
7. Asuntos médicos: ¿cuentas con procedimientos para viajeros que se enferman en el viaje? ¿Estás dando orientación sobre el seguro médico?
8. Manual del viajero: ¿describe lo que se debe hacer en caso de emergencia, etc.?  ¿Tus viajeros conocen los conceptos básicos?
9. Mensajes personalizados: ¿qué opciones de salud y bienestar puedes ofrecer a tus viajeros? 
10. Proveedores: ¿puedes agregar hoteles orientados a la salud (con gimnasio, etc.)? ¿Qué tipo de ofertas serían más valiosas para tus viajeros?

Usa y eleva todas tus herramientas y canales de viaje

Una vez que hayas definido los cambios en tu política, debes involucrar a tus viajeros en su adopción. Bríndales las herramientas y la capacidad de tomar decisiones basadas en sus necesidades. Ayúdalos a comprender los diferentes mensajes a través de infografías, preguntas frecuentes y vídeos, a través de correos electrónicos, contenido de intranet y programación OBT. Esto ayudará a que tus viajeros estén completamente informados y confíen en lo que significa la política para ellos y lo que se espera de ellos.

Perspectivas de la encuesta

Los resultados de la encuesta se basan en una consulta online realizada en noviembre de 2018 a 53 travel managers en todo el mundo con responsabilidades en múltiples regiones. El 60 % de los encuestados trabaja para empresas con más de 10.000 empleados, el 55 % gestiona un gasto anual de viaje de 25 millones de dólares o superior:

• El 72 % de los encuestados cree que el bienestar del viajero es importante para la atracción y retención del talento.
• El 55 % dice que sus compañías tienen un programa de bienestar para empleados, pero sólo el 11 % informa de un programa de bienestar para viajeros.
• El 50 % de los encuestados dijo que son responsables del bienestar del viajero. Alrededor de una cuarta parte afirmó que nadie en sus compañías estaba a cargo de ayudar a los empleados a mantenerse saludables en el viaje.

El futuro de la política de viajes

Nuestro panorama de viajes nos está haciendo cuestionar la forma en que pensamos acerca de nuestras políticas de viajes corporativos, y destaca la importancia de tener una política dinámica con una estrategia clara para comunicarla a los viajeros. 

Identifica si tu política necesita una revisión completa a largo plazo o solo un documento complementario temporal de una página para abordar el entorno que cambia rápidamente.
Determina si se necesitas más control en el nuevo clima de viaje o si tus herramientas están listas para ayudar a tus viajeros a tomar las decisiones correctas.

¿Qué está haciendo BCD Travel?

• POLÍTICAS DE ACTUALIZACIÓN. Trabajar con clientes para garantizar que las políticas se actualicen para incluir nuevas consideraciones y casos de uso.
• INFORMANDO A LOS VIAJEROS. Impulsar la conciencia y la confianza de los viajeros en los cambios de política.
• GASTOS INFLUYENTES. Aprovechar los datos de la política para impulsar decisiones inteligentes de reserva en el punto de venta.
• DECISIONES RECTORAS. Influir en las decisiones durante el viaje con notificaciones de políticas móviles en tiempo real.

Check-list (lista de verificación)

Lo que puedes hacer:

DUTY OF CARE

• Define tu tolerancia al riesgo.
• Implementa una solución de comunicación previa / durante / posterior al viaje para viajeros.
• Actualiza / desarrolla pautas de seguridad para viajeros.
• Capacita a los viajeros sobre el nuevo protocolo de seguridad.
• Implementa el proceso de autorización de viaje.
• Mejora tu Risk Management. 
• Aprovecha la tecnología de seguimiento y respuesta de viajeros.
• Programa puntos de control sobre políticas gubernamentales y requisitos de destino.

COMUNICACIÓN CON EL VIAJERO

• Encuesta a los viajeros para saber qué necesitan para sentirse seguros.
• Actualiza tu política para reflejar el sentimiento del viajero.
• Desarrolla preguntas frecuentes para responder dudas comunes de viaje.
• Mapea el viaje del viajero, identificando cada punto de contacto potencial y oportunidad para comunicarse.
• Crea plantillas de comunicación editables para una fácil distribución entre canales.
• Personaliza las aplicaciones con características de seguridad, contenido de políticas actualizado, mensajes actualizados.
• Planifica calendario de publicaciones en redes sociales y gestiona las interacciones en ellas.
• Usa la mensajería móvil para llegar a los viajeros en el camino.
• Haz que el área sobre viajes esté destacada en la intranet corporativa.
• Promueve la adopción de la herramienta de reserva online y la apps de soporte en viajes.

GESTIÓN DE GASTOS

• Solicita reembolsos aéreos.
• Analiza tus datos en función de los volúmenes de 2019 y ajústalos para una reducción (recomendado 40 %).
• Prepárate para las negociaciones con los proveedores utilizando un cronograma de regreso a los viajes de negocios.
• Mide tu huella ambiental actual con los proveedores.
• Evalúa el nivel de riesgo financiero con los proveedores.
• Conoce qué están haciendo tus proveedores para abordar la salud y la seguridad de tus viajeros.
• Actualiza el contenido de la intranet de viaje y la navegación.
• Utiliza las redes sociales para compartir información.
• Comunica los cambios de proveedores, incluidos los criterios de salud y seguridad, a los viajeros.

POLÍTICA DE VIAJE

• Determina la definición de viajes de negocios esenciales.
• Reduce los viajes (viajes de un día, viajes internos, viajes de último minuto).
• Explica cuándo trabajar desde casa y promociona el uso de herramientas virtuales.
• Limita los viajes a destinos de alto riesgo.
• Proporciona información específica del destino al que el viajero viaja con frecuencia y que puede tener más advertencias / restricciones de salud / seguridad.
• Introduce el sistema de seguimiento y localización de viajeros.
• Actualiza el proceso de aprobación previa al viaje.
• Proporciona un kit de salud (por ejemplo, guantes, mascarilla bucal, desinfectante para manos).
• Pon a disposición de los viajeros calificaciones de riesgo en destinos.
• Informa sobre la operación de vuelos y hoteles, disponibilidad, vuelos directos versus conexiones.
• Proporciona información sobre restricciones de visados (por ejemplo, Schengen versus no Schengen).
• Evalúa las posibilidades de repatriación y las cuarentenas potenciales.
• Indica a los viajeros que lleven una tarjeta de seguro médico en todo momento.
• Informa a los viajeros sobre qué hacer si se enferman durante el viaje.
• Aconseja a los viajeros cómo desplazarse: traslado hacia / desde el aeropuerto, restaurantes, acceso al salón.

Estamos juntos en esto

Permítenos ayudarte a preparar tu programa para el nuevo futuro de los viajes. Si eres cliente de BCD travel, contacta con tu equipo de expertos habitual. Si no lo eres, no dudes en consultarnos enviándonos un email a bcdsecurity@bcdtravel.es.