¿Viajar o no viajar? Todo lo que deberías saber sobre los viajes de negocios y nunca te atreviste a preguntar

GEBTA lanza una nueva Guía práctica sobre business travel para empresas y profesionales

¿Viajar o no Viajar? GEBTA, la organización empresarial de referencia en materia de viajes de empresa en España a la que pertenece BCD travel, lanza una nueva Guía práctica para empresas y profesionales sobre todo lo que deberías saber sobre los viajes de negocio y nunca te atreviste a preguntar. 

Ante el panorama de incertidumbre general, esta nueva publicación ofrece una interesante explicación sobre qué relación existe entre los viajes y los resultados de las empresas. Responde a por qué las compañías y los profesionales deberían seguir invirtiendo en business travel, cuando pueden ahorrar grandes cantidades de dinero y tiempo mediante las videoconferencias.

Según se señala en la guía, Oxford Economics afirma que los viajes de negocio son responsables de un tercio del crecimiento del comercio internacional de la última década, además de haber contribuido en más de un 20% al incremento de la ocupación y empleo en el mismo período. Datos que por otro lado resultan coincidentes con los estudios realizados por GEBTA que afirman que por cada euro invertido en viajes corporativos las empresas españolas obtienen de media 9,98 euros en términos de exportación.

¿Todos los viajes tienen el mismo retorno?

Primero, hay que considerar los viajes de empresa como una inversión y no como un gasto. No todos tienen el mismo ROI, el resultado final para cada empresa depende de distintos factores entre los que se hallan: el sector de actividad, los mercados o destinos y las políticas de viajes implementadas por las empresas. De ahí la importancia de lo que en BCD travel llamamos smart business travel y que consiste en contar con un programa de viajes dinámico que responda a la cambiante realidad con el asesoramiento experto de los profesionales de las TMCs.

Si mi empresa no viaja, ¿dejará de crecer?

Los viajes han de tener unos objetivos claros y se deben preparar con previsión. Si se cumplen dichas premisas para que el viaje de negocios sea necesario, según Oxford Economics, el impacto medio estimado de la eliminación prolongada de los viajes de negocio se traduciría en una reducción de beneficios del 17% de media durante el primer año, y la recuperación de los niveles previos precisaría de más de dos años, una vez restablecidos los viajes de empresa. Los resultados de los viajes profesionales dependerán de muchos factores distintos pero, a ninguna empresa se le escapa la importancia de visitar de modo regular a sus clientes o prospects en los distintos mercados porque de no hacerlo ellas, lo hará su competencia. 

¿Qué opinan empresas y viajeros en relación con la necesidad y eficiencia de los viajes de negocios? ¿Realmente confían en la capacidad y el valor de los viajes de empresa?

Los beneficios y el valor de los viajes de negocio parecen estar bien interiorizados entre los viajeros y los ejecutivos de las corporaciones, con independencia de la mayor o menor predisposición a viajar que tengan. De hecho, un reciente estudio elaborado por GEBTA e IBERIA entre junio y julio de 2020, a partir de encuestas realizadas en el mercado español, indica que en torno al 70% de los viajeros encuestados afirma que no podría obtener los mismos resultados viajando menos, y más de un tercio (35%) opina que las empresas que retomen más rápidamente su actividad volviendo a los viajes de trabajo, van a obtener ventajas sobre las que lo hagan más tarde.

Según Oxford Economics, los viajeros de negocios consideran que:

• El 28% de su negocio se perdería sin reuniones presenciales.

• Un 36% estima que entre el 25% y el 49% de sus clientes actuales se pasaría a la competencia, en caso de eliminarse las reuniones en persona.

• El 29% de las nuevas ventas generadas por las empresas depende de los viajes de negocio.

• El grado de conversión/captación de clientes a través de prospects es del 50%, mientras que en el caso de las reuniones no presenciales sólo es de un 31% de media.

• La participación en conferencias y convenciones generan un impacto significativo en términos de generación de relaciones comerciales, para más de dos tercios de los viajeros (72%), y más de la mitad aseguran que entre el 5% y el 20% de los nuevos clientes de su empresa son resultado de la participación en ferias y salones profesionales.

¿Puedo obtener los mismos resultados con videoconferencias o reuniones virtuales?

Las videoconferencias o reuniones virtuales son una alternativa a las reuniones presenciales y sus principales virtudes consisten en el ahorro de tiempo y dinero. Pero esta afirmación no significa que sirvan para reemplazar todo tipo de viajes o reuniones presenciales. La clave está en alternar ambos formatos, el virtual y el presencial. Cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes, sus puntos fuertes y sus debilidades, por lo que resulta conveniente que las empresas analicen con rigor cuándo y cómo recurrir a cada una de ellas, con la finalidad de poder cumplir mejor con los objetivos perseguidos y obtener el máximo retorno en cada acción.

Según Forbes, sólo el 20% de nuestra comunicación oral es verbal. El 80% de los elementos restantes en la comunicación se transmiten con mayor facilidad de modo presencial, y constituyen elementos fundamentales para la transmisión de actitudes y atributos, a partir de los cuales construir relaciones de confianza, indispensables para cualquier negocio. Por ello, las reuniones presenciales son claves cuando el objetivo perseguido consiste en la creación de lazos y relaciones sólidas (entre personas, empresa-cliente, empresa-empresa, ...) o cuando se tenga previsto iniciar algún tipo de cambio relevante (de procesos, productos, estructuras…).

¿Hay algún dato objetivo que demuestre que las empresas viajeras obtienen mejores resultados?

Sí. Los datos publicados por la Harvard Business Review acreditan que existen diferencias significativas en los resultados de las empresas, en función de la mayor o menor madurez de sus políticas de viajes.

No cabe duda que la pandemia ha supuesto un punto de inflexión en la dinámica de muchos sectores y las limitaciones a los viajes hacen muy difícil volver a niveles razonables de movilidad mientras no se halle una solución médica para la COVID-19 pero, los datos demuestran que las empresas que consideran los viajes de negocios como una inversión estratégica obtienen mejores resultados. La clave está en recibir asesoramiento experto para que el programa de viajes esté enfocado siempre a un retorno de la inversión, es decir, viajar para ganar. Si tienes cualquier consulta al respecto, no dudes en consultar a tu equipo habitual de expertos de BCD travel. 

Y para acceder a la nueva Guía al completo: Descarga el documento