La mejor forma de pagar en viajes corporativos en el extranjero
¿Tarjeta de crédito o tarjeta de débito? ¿Qué deberían usar los viajeros de negocios cuando están en el extranjero?
Al viajar al extranjero por negocios, los viajeros pueden encontrarse en un zoco, cafetería o tienda preguntándose qué tipo de tarjeta utilizar para el pago. Tomar la mejor decisión entre una tarjeta de crédito y una tarjeta de débito podría reducir inconvenientes a futuro, un mejor reporting de gastos y ahorros, para los viajeros corporativos y sus empleadores.
Es probable que las tarjetas de crédito y las tarjetas de débito incurran en tarifas de transacción. Hay varios tipos de tarifas que dependen del producto de la tarjeta o la moneda utilizada y las normativas del país al respecto. Los emisores de tarjetas, los procesadores de pagos, los proveedores de cajeros automáticos y las tiendas también pueden cobrar tarifas. Compartir los términos y condiciones y la lista de precios de las tarjetas puede ayudar a los viajeros corporativos a estar mejor informados a la hora de tomar decisiones de pagos a realizar en establecimientos durante sus viajes internacionales. Algunas tarjetas de pago pueden eximir las tarifas de transacción en el extranjero, por eso es importante conocer sus ventajas.
Los travel managers deben asegurarse de que las políticas de viajes de sus empresas, en lo relativo a pagos y gastos, describan las normas de uso de las tarjetas para los viajeros de negocios. También deben verificar si se necesita/permiten retirar efectivo para algunos o todos los viajeros corporativos.
Pagar con una tarjeta de crédito
Las tarjetas de crédito son ampliamente aceptadas en todo el mundo y pueden servir como depósito, por ejemplo, al alquilar un vehículo. Los principales beneficios para los viajeros corporativos son los plazos de pago más prolongados, seguros, informes completos y la opción de integrar datos de gastos en los sistemas de reporting de gastos de sus compañías.
Pero las tarifas de transacción con tarjeta de crédito suelen ser más altas que las de las tarjetas de débito. Las tiendas pueden cobrar una tarifa y los bancos pueden cobrar una tarifa de conversión por el pago. Si el comercio no informa de tarifas al respecto en el punto de caja, los viajeros corporativos deben consultar al personal del establecimiento. Hay que tener cuidado con este punto pues las tarjetas de crédito pueden estar sujetas a cargos fantasma o retenciones temporales.
Pagar con una tarjeta de débito
Las tarjetas de débito no se usan mucho en los viajes corporativos porque los cargos van directamente a la cuenta bancaria del titular de la tarjeta y no ofrecen condiciones de pago. Los viajeros corporativos que opten por utilizar los fondos de la tarjeta de débito deben tener en cuenta que pagar con la tarjeta suele ser más económico que retirar dinero de ella. Los usuarios han de evitar las tarifas de los cajeros automáticos y pueden acumular puntos y crédito para los programas de incentivos a los que estén inscritos.
Antes de que un comerciante acepte el pago, éste puede preguntar si el comprador desea pagar en la moneda local. Esta opción puede eludir ciertas tarifas, pero no debemos olvidar que un banco extranjero puede cobrar una tarifa para procesar la transacción. Además, los comerciantes pueden colocar un cargo fantasma o retención temporal en una cuenta bancaria para probar su validez. Si todo es un poco confuso, la institución financiera es el mejor recurso para obtener asesoramiento.
Efectivo y cambio de moneda
Llevar dinero en efectivo proporciona una red de seguridad cuando los sistemas de pago no funcionan, las tarjetas se rechazan o los viajeros corporativos se encuentran con vendedores que sólo aceptan pagos en efectivo. Cambiar efectivo por moneda extranjera no es difícil, pero los viajeros de negocios deben decidir si cambiar la moneda en la institución financiera local o en el destino. Cambiar dinero en el destino puede reducir los tipos de cambio, que se definen como el valor de una moneda con el fin de convertirla en otra.
10 consejos para gestionar tarjetas y efectivo en el extranjero
- Informar a las instituciones financieras de los planes de viaje de los viajeros corporativos para no generar alertas de fraude, robo o actividad inusual.
- Algunas tarjetas deben activarse para su uso en el extranjero. Cuando sea necesario, configurar las tarjetas de pago en "activadas" para usarlas fuera del país de origen.
- Llevar múltiples métodos de pago en un viaje, incluido efectivo en una cantidad que el viajero de negocios se sienta cómodo.
- Utilizar un localizador de cajeros automáticos para tener una idea general de la disponibilidad de obtener efectivo en el destino.
- Memorizar los números de identificación personal (PIN) de las tarjetas de débito y crédito o guardarlos de forma segura e inidentificable. Los pagos sin contacto, como Apple Pay o Google Pay, no funcionarán en todos los países (como Asia), por lo que recordar el código PIN es muy importante.
- Minimizar la cantidad de retiradas de efectivo eligiendo cantidades más altas.
- Decidir con antelación e información, cuándo y dónde cambiar la moneda.
- Tratar de gastar todas las divisas en el extranjero.
- ¡Permanecer alerta! Cada pase de tarjeta nos expone a riesgos. Tener en cuenta el entorno y examinar discretamente las máquinas de pago en busca de "skimmers" y "shimmers", que son bandas magnéticas, dispositivos delgados u otro hardware que se utiliza para robar su información bancaria y crediticia.
- En caso de pérdida o robo de la tarjeta, congelar la actividad de la misma lo antes posible. Comunicar lo sucedido a la institución financiera correspondiente para obtener ayuda y adquirir tarjetas temporales/fondos de emergencia. Presentar una denuncia en la policía lo antes posible.