Errores a evitar en la planificación de los viajes de negocios
A la hora de planificar un viaje de negocios es muy recomendable prestar especial atención a ciertos detalles. La correcta gestión de estos pueden significar la diferencia entre un viaje exitoso o por el contrario un desplazamiento problemático, especialmente cuando se trata de un destino nuevo o desconocido.
El equipo de Global Crisis Management de BCD ha elaborado un listado con errores que los viajeros de negocios deben evitar antes de emprender un desplazamiento. Se trata de errores que en un principio pueden parecer básicos pero que en ocasiones, por un motivo u otro, se pueden llegar a cometer y que por tanto conviene tener presentes.
No revisar los requisitos de pasaporte, visado y/o salud
Es imprescindible revisar siempre todos los documentos necesarios y requeridos por el país al que se viaje para no tener ningún percance en el momento de acceder. En la medida de lo posible, ésta acción se debe realizar con la mayor premura posible para adelantarse a posibles contratiempos. Hay que tener presente, que algunos países exigen un mínimo de seis meses desde la expedición del pasaporte. Por último, los viajeros deben saber que se les puede negar la entrada a ciertos destinos si los pasaportes llevan sellos de países “vetados”.
Omitir acontecimientos y noticias de actualidad
En cualquier momento durante un viaje pueden presentarse contratiempos tales como huelgas, disturbios civiles, fenómenos meteorológicos adversos, etc. O grandes congresos, eventos deportivos, etc. que también pueden afectar al desplazamiento. Los boletines informativos, los informes y las alertas de viaje específicas del destino pueden aportar información fundamental sobre bienestar, seguridad y navegación. Éstas también son fuentes valiosas de información sobre aspectos como el clima o consideraciones culturales locales.
Errores con los medicamentos
Algunos países tienen normas estrictas sobre la importación de determinados medicamentos, incluso los de venta libre en el país de origen. Es conveniente dedicar unos minutos a investigar la normativa y los requisitos específicos del país destino. En estos casos y para evitar problemas, la solución pasa por obtener una documentación oficial, como las prescripciones u observaciones del médico, que expliquen los motivos del consumo de determinados medicamentos. Tener en cuenta que, algunos países pueden exigir que los medicamentos estén en su envase original. En caso de que el contexto lo requiera, se debe declarar los medicamentos a los funcionarios de aduanas y facilitar toda la documentación necesaria. Comprobar también las normas de las aerolíneas al respecto.
Ignorar los riesgos de ciberdelincuencia
Los viajeros de negocios deben tomar medidas para proteger los dispositivos con conexión a internet durante sus desplazamientos, y hacerlos menos vulnerables a posibles ciberataques. Es muy recomendable realizar copias de seguridad de toda la información necesaria, y mantener actualizado el antivirus. Además, hay que evitar las conexiones automáticas a redes inalámbricas públicas, y limitar la información compartida en línea.
No actualizar la información de contacto en caso de emergencia
La información de contacto en caso de emergencia debe estar disponible y ser fácil de localizar en caso de que se produzca algún incidente. Antes de nada, hay que asegurarse de que la información del perfil del viajero es correcta. Los viajeros deben llevar consigo datos de contacto de su empresa, así como directrices de respuesta frente a emergencias; contactos de emergencia principales y secundarios; información médica relevante, y detalles relacionados con el seguro. Es importante contar con copias físicas y digitales (en sus dispositivos o mediante acceso en la nube) de esta información.
Algunas empresas ofrecen seguros de viaje a los empleados que necesitan viajar, pero aún así se debe comprobar si se requiere una cobertura médica adicional. Por último, consultar con los equipos internos de recursos humanos y verificar en los sitios web gubernamentales cualquier información adicional importante sobre la cobertura de los seguros.
Asumir que se aceptan sus tarjetas de crédito
No en todos los países aceptan la totalidad de las tarjetas de crédito existentes. Por ello, es necesario comprobar las formas de pago aceptadas y disponibles en el destino en cuestión antes de viajar. Siempre es buena idea contar con dinero en efectivo disponible en la moneda local. Si por alguna razón no pudiese conseguirse con antelación, los cajeros automáticos locales pueden ser una opción.