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Cómo tener éxito con las reuniones de trabajo fuera de la oficina

21/9/2022

Tras los acontecimientos de los dos últimos años, el teletrabajo se ha asentado en la vida laboral. Lo ha hecho porque sus ventajas son muchas, el salto cualitativo y cuantitativo en las reuniones de trabajo ha sido evidente. Sin embargo, dicho modelo también tiene desventajas y barreras que superar. 

Datos extraídos de la encuesta “Los números detrás del movimiento In-Meeting” señalan que uno de cada tres encuestados dice tener “demasiadas reuniones”, además de echar en falta la conexión personal con sus compañeros de trabajo. Además, Renato Peña, director de MICE de Consultia Business Travel, añade que “el teletrabajo llegó para quedarse, pero hay una necesidad imperante de crear unidad y espíritu de equipo, la gente quiere empatizar y telemáticamente no es posible hacerlo”.


Modelo híbrido

Los beneficios que aportan el teletrabajo, sus defectos y los deseos de los trabajadores apuntan a la implementación de un sistema híbrido de reuniones. De esta manera se lograría aunar el valor de las tecnológico de las herramientas virtuales con la presencialidad. Dicho esto, todo hace indicar que los viajes de negocios tienen un futuro prometedor. Se prevé una recuperación total del sector en 2024, con cifras de hasta 12.511 millones de euros.

Las reuniones de trabajo son una herramienta clave en el día a día de una empresa, ya que acrecienta las relaciones con clientes y la comunicación interna del equipo. Sin embargo, la planificación y coordinación de estas reuniones ha cambiado mucho en los últimos tiempos. Por ello, es fundamental contar con profesionales encargados de la eficiente organización de las mismas, poniendo el foco en la atención personalizada y ajustándose a las necesidades de cada cliente.

Consultia Business Travel, compaña española especializada en la gestión integral y asesoramiento de viajes de negocios, detalla alguna de las claves para una obtener una exitosa reunión de trabajo teniendo en cuenta las últimas tendencias:


Definir el objetivo

Es clave para poder transmitir el mensaje de la forma más precisa. Hay que tener clara la finalidad, para que todas las acciones de la reunión giren en torno al objetivo principal y establecido previamente.

Organizar el programa con antelación

Es importante que la reunión tenga una agenda y que los asistentes cuenten con ella previamente para poder saber en todo momento que está ocurriendo y que será lo próximo. Dicha agenda debería tener incluido los contenidos a tratar, horarios, descansos establecidos y si se quiere destinar una parte final a networking.

Bienestar de los asistentes

Velar por la comodidad, necesidades e intereses de quienes acudan a la reunión logrará obtener una mayor implicación, participación y unos mejores resultados en general.

Organización del viaje

En caso de desplazamiento fuera de la ciudad, ofrecer una organización integral del viaje. Billetes de transporte, alojamiento, ubicaciones e itinerarios.

Material audiovisual

Es recomendable hacer una preparación previa antes de la reunión para evitar imprevistos. Hay que seleccionar el material adecuado y comprobar su correcto funcionamiento para, una vez en la reunión, poder centrase en la misma sin que existan distracciones para los asistentes.

Montaje y distribución del espacio

La colocación de sillas, mesas o puntos de apoyo es importante según los objetivos marcados en la reunión. Dependiendo de la distribución los resultados variarán, así como la interacción de los asistentes.

Gastronomía

Se ha convertido en un reclamo más en este tipo de reuniones. Su elección dependerá de la temática, horario y objetivos (menú, cóctel, coffee, etc.). Se deberá tener en cuenta las necesidades individuales de los asistentes como intolerancias o alergias.

Señalización y hospitality

Son herramientas importantes para que los asistentes se sientan atendidos e informados.

Protocolo

En función del tipo de reunión es posible que sea necesario establecer una determinada etiqueta. Los asistentes deben estar informados previamente.



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