Cómo se han adaptado los viajes de negocios ante la incertidumbre

La importancia de la escucha al viajero corporativo en todas las fases del viaje para construir una política de viajes dinámica

La pandemia COVID-19 ha impactado en las expectativas y sentimientos de los viajeros de negocios. Antes de su irrupción, el viajar por motivos de trabajo era una condición que los empleados aceptaban sin grandes reticencias. Se viajaba con una frecuencia alta-moderada, a veces con poca previsión, la mayor fuente de frustraciones eran las esperas en los aeropuertos y la pérdida de tiempo en los traslados desde y hacia sus reuniones. Sin embargo, ahora la decisión de viajar es más personal y meditada. La experiencia de viajar ha cambiado al completo tanto para los business travelers como para los travel managers. Hay nuevas consideraciones y requisitos. El éxito de su programa de viajes se basará en su capacidad de adaptación al cambio.

Ante nuevos escenarios necesitamos nuevas soluciones que respondan aportando seguridad frente a toda incertidumbre. En busca de una recuperación económica, las empresas han retomado sus viajes de negocios porque son conscientes del papel clave de éstos para alcanzar el éxito en sus negocios. Pero los viajeros corporativos afrontan esta decisión con cierto miedo. La tediosa espera en los aeropuertos y la pérdida de tiempo en los traslados quedan relegados a un segundo lugar porque la mayor preocupación es el contagio en cualquier momento del viaje de negocios.

Las 5 etapas del viaje de negocios a través de la mirada del viajero

En la experiencia del viajero corporativo pueden identificarse cinco etapas distintas: decisión, reserva, preparación, viaje y regreso. Antes de la pandemia, el enfoque estaba en dos etapas del recorrido: la primera era la etapa de reserva, en ella se trataba de guiar a los viajeros de negocios hacia los canales y decisiones correctas en función de la política de viajes de sus compañías; la segunda era el viaje en sí, pues consistía en mantener a los viajeros seguros y con confianza durante el viaje, a la vez que se buscaba que hiciesen un gasto responsable.

Con la presencia de la COVID-19, el enfoque cambia y se sitúa de principio a fin abarcando las cinco etapas del recorrido y empezando por la decisión de hacer el viaje. En esta etapa se ha de contar con un árbol de preguntas para discernir, de la manera más objetiva posible, la necesidad real de viajar o no. Por ejemplo: ¿Este viaje cumple con las pautas de la compañía sobre viajes esenciales? ¿Pertenezco a un grupo de riesgo por mis características? ¿Ha cambiado el proceso de aprobación interno? ¿Qué restricciones existen a día de hoy en el destino? ¿Qué requisitos debo cumplir?

De ahí la importancia de contar con una política de viajes actualizada y que los travel managers informen a los viajeros corporativos de los cambios que se hayan incluido en ella a través de diversos canales de comunicación. El objetivo es que dispongan de la información más actualizada posible y transmitirles confianza en que la compañía vela por el Duty of Care de sus empleados. Asimismo, los viajeros corporativos al estar informados de toda modificación en la política de viajes pueden cumplir con su Duty of Loyalty y ejercer un ejercicio de responsabilidad desde el planteamiento del viaje en sí.

En la segunda etapa del recorrido, la reserva, los viajeros van a necesitar más asesoramiento que antes para discernir qué aerolínea ofrece más garantías que otras, qué hoteles ofrecen una mayor experiencia contacless, entre otras cuestiones. La percepción de seguridad antes de viajar es determinante para una experiencia satisfactoria.

Una vez el viaje está reservado y confirmado, pasamos a la etapa de preparación. Antes de la aparición de la COVID-19, para un viajero frecuente esta fase consistía en reunir los documentos necesarios para acceder a su destino (pasaporte, visado, vacunas...). Ahora el objetivo de esta etapa es el mismo pero implica una menor homogeneidad internacional en los requisitos de entrada a los diferentes países, incluso, en las aerolíneas y compañías de transporte. Por lo que se requiere mayor información y la actualización de ésta de forma constante: ¿Puedo llevar equipaje de mano? ¿Puedo compartir traslado con un compañero de trabajo? ¿El hotel tiene app para hacer check-in sin contacto? ¿Ha sufrido algún cambio mi itinerario desde que hice la reserva? ¿Mi destino requiere contar con una prueba PCR realizada 72h antes como máximo? En este sentido, para ayudar a los viajeros corporativos y a los travel managers, BCD travel pone a su disposición un servicio informativo de alertas de viaje.

La siguiente etapa, el viaje en sí, ha pasado de ser una rutina profesional a convertirse en un hecho necesario, menos frecuente pero más crucial. El viajero de negocios lo realiza con preocupación y muchas dudas por lo que debe sentirse acompañado en todo momento y tener respuesta inmediata a sus cuestiones. BCD travel ofrece el programa de soluciones BCD Security para que los travel managers puedan saber en todo momento dónde están sus viajeros gracias a su geolocalización, contactar con ellos de forma inmediata, informarles de alertas concretas de su viaje y actuar ante cualquier incidencia sanitaria, climática, política, criminal o de otro tipo que atente contra su seguridad personal.

Por último, el regreso a casa se convierte en una etapa clave para que los travel managers extraigan datos que les ayuden a clarificar qué proveedores ofrecen las mejores garantías de viaje satisfactorio y seguro a sus viajeros corporativos. La experiencia de un viajero de negocios ayuda a que otros empleados viajen más seguros y a actualizar la política de viajes de la empresa para ello.

Es de gran importancia escuchar a los empleados pues probablemente estén experimentando más estrés durante la pandemia, tanto a nivel personal como profesional. Si antes era clave la buena comunicación interna entre la empresa y el empleado, ahora es aún más decisiva la escucha a los viajeros corporativos por parte de los travel managers de sus compañías. Es clave retroalimentarse de su experiencia para construir un programa de viajes día a día, pues ante la incertidumbre generada por la pandemia se requiere una política de viajes dinámica, que se vaya actualizando conforme evolucione la situación.

Para atender a todas estas nuevas necesidades del viajero de negocios, los travel managers pueden encontrar en los equipos expertos de BCD travel su aliado para ofrecer un business travel con garantías de seguridad.