Cómo escribir una política de viajes para que el programa de tu compañía sea un éxito

Cuando llega el momento de viajar por negocios, los empleados necesitan saber qué está permitido, cuándo reservar, a quién reservar y, lo que es aún más importante, por qué.

Una política de viajes bien diseñada proporciona un marco coherente, seguro, regulado y de gastos controlados que conduce a decisiones de viaje acertadas. 

A continuación compartimos contigo la guía de BCD Travel para escribir una política de viajes para que el programa de tu compañía sea un éxito:

¿Qué es una política de viajes?

Una política de viajes es la hoja de ruta en business travel. Ayuda a los travel managers y responsables de compras a controlar los costes y procesos de los viajes corporativos. Es un conjunto de pautas que deben ser respetadas por los empleados cuando planifican viajes en nombre de la empresa a la que pertenecen.

¿Por qué el programa de viajes de tu compañía requiere de una política de viajes?

El principal objetivo de una política de viajes efectiva es mantener a los viajeros corporativos seguros durante todo el ciclo de sus viajes de empresa, al mismo tiempo que respalda los objetivos de la empresa. Cuando se construye correctamente, la política de viajes establece un marco coherente para los viajeros y las distintas partes interesadas involucradas en el programa de viajes. Es un documento vivo que debe ser revisado constantemente y evolucionar con el tiempo y las necesidades que vayan surgiendo según las circunstancias. Se ha de tener presente la política de viajes corporativos como un documento clave para:

• Alinear los viajes de negocios con los objetivos de la empresa.
• Satisfacer el Duty of Care y las obligaciones legales al respecto, tanto por parte de la compañía como por parte de sus empleados.
• Facilitar que las experiencias de viaje sean de calidad para los empleados.

¿Qué partes interesadas deberían involucrarse en el desarrollo de la política de viajes?

En la elaboración del  programa de viajes de una compañía deben participar equipos multidisciplinares con personal de diferentes departamentos o partes interesadas, incluidos finanzas /contabilidad, recursos humanos, seguridad/risk management,  tecnología/IT y legal. Es muy interesante, a la par que necesario, el brindar a los partners la oportunidad de revisar y proporcionar comentarios sobre la política de viajes de la empresa. Una visión 360º de la compañía, poniendo en el centro a las personas, escuchando a los públicos internos y externos, ayuda a estar mejor preparados ante cualquier vicisitud y a que el programa de viajes resultante responda realmente a las necesidades de cada parte afectada.

¿Qué pautas se han de seguir para que este proceso sea un éxito?

1. Fijar metas

Define lo que quieres lograr con tu programa de viajes. ¿Tu prioridad es el ahorro de costes, la satisfacción del viajero o una combinación de ambas?

2. Presta atención a todo el ciclo del viaje  

Describe todo el proceso de reserva de viajes de la A a la Z. Organízalo por prioridades relevantes según lo acordado con todas las partes interesadas del programa de viajes. No existe un enfoque único para redactar una política de viajes, pero ten en cuenta estos puntos claves como base para su redacción:

• Introducción: explica los objetivos y establece las expectativas para todos los empleados que viajan por negocios.
• Aprobaciones previas: especifica qué solicitudes de viaje requieren aprobaciones previas o especiales.
• Reservas: proporciona información de contacto de la agencia de viajes corporativos (números de teléfono, direcciones de correo, horarios de atención, etc.), enlaces e instrucciones de la herramienta de reserva en línea y el proceso paso a paso para seleccionar transporte aéreo o terrestre, escoger alojamiento, etc.
• Política de bleisure: detalla cómo y cuándo los viajeros pueden agregar días de viaje personales a un viaje de negocios y aclara quién será responsable de cubrir este gasto.
• Definiciones y términos: explica o aclara todas las palabras clave, tecnicismos y frases relevantes dentro de los documentos.
• Informes de gastos: describe las reglas y los plazos para informar los gastos, incluidos los enlaces a las herramientas de notificación de gastos, los plazos para los informes de gastos y su aprobación. Establece cuantías máximas de gasto según tipología de servicio. 
• Obsequios: incluye reglas para aceptar obsequios u ofrecerlos a socios comerciales, proveedores o vendedores.
• Excepciones de viajes para invitados.
• Gestión del riesgo: define y explica protocolos de deber de cuidado, pautas de seguridad, protocolos de emergencia, contactos de emergencia, etc.
• Directrices sobre gastos: aclara qué está cubierto y qué no, por ejemplo, gastos reembolsables y no reembolsables.
• Pautas de transporte: deben fomentar las opciones de menor coste y las reglas para viajes en tren, alquiler de vehículos, vehículos personales, viajes compartidos, transporte público, requisitos de seguro y accidentes.

3. Escribe para tu audiencia

Recuerda que los viajeros corporativos son “consumidores ocupados”. Asegúrate de que el documento de política de viajes sea completo, pero que sea lo más breve posible. Utiliza un lenguaje claro y fácil de entender. No descuides la apariencia del documento en sí. Debe estar bien diseñado con ejemplos de uso de las herramientas de reserva.

4. Educar, informar, comunicar

Asegúrate de que todos los empleados en tu empresa (especialmente los viajeros corporativos) tengan acceso a la política de viajes y sepan a quién contactar si tienen preguntas. La política ha de estar con acceso disponible en la intranet u otro canal de comunicación interno. 

Integra aplicaciones móviles amigables para los viajeros, para simplificar los viajes de negocios, mantener a los viajeros organizados e informados dentro de las pautas de la empresa. Escoge aquella app que dé acceso instantáneo a los detalles del viaje, opciones de reserva, recordatorios de check-in, notificaciones de vuelos en tiempo real, alertas de viaje, cambios en itinerarios, centro de información COVID-19 y otros recursos. En definitiva, brinda cobertura 24/7 a tus viajeros corporativos de forma proactiva frente a riesgos e incidentes en el destino.

5. Mide tu éxito

¿Cómo es para ti un programa de viajes exitoso? Define los KPIs que quieres conseguir. Si su objetivo es ahorrar, debes medir el gasto total en viajes. Si tu prioridad es la satisfacción del viajero o el cumplimiento de la política de viajes deberás atender a otras variables y medirlas también.

6. Planifica revisiones periódicas

Con las partes interesadas de tu programa de viajes, establece una frecuencia útil (trimestral, anual u otra) para revisar, auditar y actualizar la política de viajes. Como parte de este plan, decide cómo se comunicarán los cambios y las mejoras implementadas a los viajeros corporativos y a todas las partes afectadas.

Si tienes preguntas o necesitas ayuda para diseñar o revisar tu política de viajes, contacta con tu equipo habitual de expertos de BCD Travel Spain quienes te ofrecerán el mejor servicio en consultoría business travel.